Na última década, e especificamente desde a pandemia de Covid-19, a necessidade da sociedade de acesso a cuidados de saúde de qualidade aumentou significativamente. Mas, infelizmente, uma pesquisa da Statista mostrou que, em média, 40% dos entrevistados em 32 países estavam insatisfeitos com o sistema nacional de saúde de seus países.
No passado, os conselhos e comitês de hospitais não tinham a obrigação legal de garantir um nível específico de qualidade na prestação de serviços de saúde. Entretanto, esse não é mais o caso. Atualmente, a qualidade e a segurança do paciente dominam a agenda de governança clínica com atenção em nível de diretoria. E com os mais recentes avanços tecnológicos e ferramentas digitais à nossa disposição, é mais fácil implementar um sistema que se concentre na prestação de cuidados seguros, eficazes e centrados na pessoa para cada paciente. E é aí que entra um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) projetado especificamente para prestadores de serviços de saúde.
Esta postagem é um guia detalhado sobre o gerenciamento da qualidade na área da saúde. Discutiremos o que é um QMS e seus benefícios, o processo de implementação, como avaliar se um QMS é adequado para sua organização, como calcular o ROI e muito mais.
O que é um sistema de gerenciamento de qualidade?
Em termos simples, a definição genérica de um sistema de gerenciamento de qualidade é a estrutura organizacional, os processos, os procedimentos e os recursos necessários para implementar, manter e melhorar continuamente a qualidade dos serviços ou produtos fornecidos.
No entanto, em um setor altamente regulamentado como o da saúde, um QMS representa muito mais do que isso. Usando um sistema de gerenciamento de qualidade, as organizações de saúde podem monitorar e medir a qualidade do atendimento, otimizar os processos existentes por meio da melhoria da qualidade, atender aos padrões de conformidade e credenciamento, apoiar a garantia de qualidade e melhorar a satisfação geral do paciente.
Nas próximas seções, explicaremos exatamente como fazer isso.
O estado atual do sistema de gerenciamento de qualidade do setor de saúde
Atualmente, muitas instituições de saúde usam papel ou sistemas digitais desconectados para monitorar e medir a qualidade. E, embora isso possa ter funcionado aparentemente bem no passado, simplesmente não é o caminho do futuro.
Com a pandemia acelerando a transformação digital como nunca antes, os sistemas baseados em papel estão se tornando impraticáveis e cada vez mais insustentáveis. A manutenção de um sistema analógico consome muito tempo, é propensa a erros humanos e gera uma enorme quantidade de dados fragmentados e não estruturados.
Além disso, as organizações de saúde que usam sistemas digitais compartimentados e em silos para o gerenciamento da qualidade têm dificuldade para se manterem organizadas em meio ao caos de vários aplicativos, planilhas complicadas do Excel e PDFs.
Na ausência de uma plataforma centralizada e totalmente integrada, a coleta de dados, a análise e a geração de relatórios tornam-se um grande desafio. Essa abordagem fragmentada do gerenciamento da qualidade não é acionável nem proativa, deixando incompleto o processo de fechar o ciclo entre as informações e a ação. Visibilidade de ciclo fechado? Na verdade, ela não existe.
Sistemas de gerenciamento de qualidade digital: o futuro É SOFTWARE
Na seção anterior, estabelecemos as deficiências dos sistemas que a maioria dos prestadores de serviços de saúde usa atualmente para coletar dados, analisá-los e agir com base nos insights obtidos, o que os deixa com a sensação de estarem voando às cegas.
É por isso que, atualmente, há uma necessidade cada vez maior de ferramentas digitais totalmente configuráveis e integradas que permitam às organizações de saúde romper silos, eliminar processos manuais, reduzir atrasos dispendiosos, compreender a qualidade do atendimento, a conformidade e a segurança do paciente e melhorar a satisfação geral do paciente. É aí que entra o QMS do futuro para o setor de saúde.
O sistema de gerenciamento de qualidade do futuro é aquele que vai além de ser simplesmente reativo. Ele é totalmente digital, conectando três pilares principais: pessoas, processos e dados. Enraizado em uma plataforma centralizada e baseada na nuvem que pode ser acessada a qualquer momento e de qualquer lugar, esse QMS ajudará a simplificar os processos, acelerar a conformidade, promover a tomada de decisões com base em riscos e incorporar ferramentas como Inteligência Artificial e Aprendizado de Máquina para criar recursos preditivos de gerenciamento da qualidade.
Os benefícios do software de GESTÃO DA QUALIDADE para o setor de saúde
Um sistema de gerenciamento de qualidade proativo, digital e centralizado tem muitos benefícios. Aqui estão alguns deles:
1. Aumento da eficiência:
Sistemas desatualizados e processos manuais geralmente são complexos, demorados e propensos a erros. Isso leva ao desperdício de tempo e recursos que poderiam ser melhor utilizados em outro lugar, o que acaba afetando negativamente a produtividade.
Por outro lado, um QMS eficaz aumenta a eficiência na prestação de serviços de saúde ao simplificar os processos e a comunicação, automatizando tarefas repetitivas e administrativas e reduzindo a duplicação de esforços.
2. Maior consistência:
De acordo com uma pesquisaprocessos inconsistentes e indefinidos podem ter um impacto cinco vezes mais negativo sobre o cliente do que a entrega de um produto ruim. E no setor de saúde, onde a consistência e a qualidade são cruciais, isso pode ter consequências graves.
Um bom software de gerenciamento de qualidade ajuda a superar esse desafio - ele define todas as práticas recomendadas, políticas e SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão) necessários para fornecer um atendimento consistente e de qualidade e os organiza em um único local centralizado. Sua equipe pode, então, acessá-los e implementá-los facilmente no dia a dia.
3. Conformidade automatizada e melhor:
Um relatório da American Hospital Association (AHA) mostrou que hospitais, sistemas de saúde e prestadores de serviços de cuidados pós-agudos gastam mais de US$ 39 bilhões por ano em tarefas administrativas relacionadas à conformidade regulamentar. Quando se divide, a carga regulatória sobre uma instituição de saúde é de US$ 1.200 para cada paciente admitido.
Um software de gerenciamento de qualidade eficaz pode reduzir significativamente esse número por meio da automação. Por exemplo, além do custo, o QMS do MEG reduz a carga administrativa em grande parte, automatizando +70% dos processos de auditoria e gerenciamento de incidentes. Como resultado, sua equipe pode executar rapidamente auditorias, revisar metas, monitorar a conformidade e ajustar os processos quando necessário com o mínimo de esforço. Em última análise, isso lhe dá tempo e recursos para implementar melhorias reais de qualidade em sua organização.
4. Melhoria contínua da qualidade:
Ao usar papel ou sistemas digitalmente desconectados, você fica com muitos dados não estruturados.
Um QMS eficaz coloca ordem no caos, estruturando e analisando grandes quantidades de dados, revelando percepções vitais antes inacessíveis. Essas informações podem ser usadas para identificar áreas de melhoria, abordar proativamente problemas de qualidade implementando processos novos e otimizados, monitorar e acompanhar os resultados dos pacientes e fazer mudanças contínuas com base nos resultados para aumentar a qualidade geral do atendimento.
5. Redução de custos:
Há duas maneiras principais pelas quais um software de gerenciamento de qualidade sólido pode reduzir os custos:
a. Prevenção de eventos adversos:
De acordo com uma pesquisa no Reino Unidoo custo total para o NHS de eventos adversos evitáveis (somente em dias extras de leito) é de cerca de £1 bilhão por ano. Além disso, quase 15% das despesas hospitalares nos países desenvolvidos são atribuídas ao tratamento de falhas de segurança.
O uso de um QMS proativo como o MEG, com ferramentas de relatório de riscos e gerenciamento de incidentes, ajuda a reduzir o número de eventos adversos recorrentes em mais de 15%. Além disso, os sistemas habilitados para IA com recursos de gerenciamento de qualidade preditiva podem fornecer aos profissionais de saúde insights valiosos sobre riscos potenciais, permitindo que eles tomem decisões mais informadas sobre o atendimento ao paciente. O resultado? Melhores resultados e custos reduzidos.
b. Aumento da eficiência:
A eliminação de sistemas de qualidade legados de capital intensivo, a redução da duplicação de esforços e a melhoria da eficiência geral liberam recursos para serem melhor utilizados em outros lugares. Em longo prazo, isso pode reduzir bastante os custos operacionais.
O PAPEL DO SOFTWARE DE GESTÃO DA QUALIDADE NO CUIDADO DE ALTA QUALIDADE
Quando dividido, um sistema de gerenciamento de qualidade digital inclui quatro processos principais. São eles:
Planejamento da qualidade: Identificação e descrição de suas metas, padrões de qualidade, métricas de avaliação, processos e procedimentos
Garantia de qualidade: Garantir que a qualidade de um serviço ou produto entregue atenda aos requisitos especificados
Controle de qualidade: Monitoramento e suporte contínuos de operações, sistemas e processos de rotina para garantir que estejam funcionando em níveis aceitáveis
Melhoria da qualidade: Capturar oportunidades de melhoria, ajustar processos, medir os novos resultados e compartilhar o conhecimento
Um software eficaz de gerenciamento da qualidade na área da saúde conecta esses quatro componentes essenciais da governança clínica e do gerenciamento da qualidade em uma plataforma única e centralizada, permitindo que os prestadores de serviços de saúde ofereçam atendimento de alta qualidade, ou seja, seguro, eficaz, garantido e centrado na pessoa para cada paciente, a cada a cada paciente, sempre.
Aqui está uma visão geral de como os diferentes componentes de um SGQ ajudam a alcançar esse objetivo:
Os desafios da implementação de um novo sistema de gerenciamento de qualidade DIGITAL:
Apesar dos benefícios que um SGQ eficaz proporciona, as instituições de saúde costumam ser lentas ou relutantes em substituir os sistemas existentes. Isso pode ser devido a vários desafios, alguns dos quais incluem:
Prioridades conflitantes: O ecossistema do setor de saúde é extremamente complexo, com muitas partes interessadas, como membros da diretoria, médicos, chefes de departamento, seguradoras e órgãos reguladores, desempenhando papéis diferentes. Assim, qualquer mudança significativa (como a implementação de um novo SGQ) deve satisfazer os interesses e as prioridades variáveis de todos, se não da maioria desses participantes. E é aí que reside o desafio.
O custo da mudança: A eliminação de sistemas ineficientes e a implementação de um sistema totalmente novo podem exigir muitos recursos, pelo menos nos primeiros meses. Isso pode representar uma barreira para a mudança, especialmente se a organização não tiver os recursos (financeiros ou outros) necessários para alocar essa mudança.
Adesão da equipe: Embora a aprovação do C-suite em um novo SGQ seja crucial, a adesão da equipe é igualmente importante. Se a equipe do seu hospital não estiver envolvida ou comprometida com a visão de longo prazo da mudança que está sendo implementada, as chances de sucesso são baixas.
Além disso, fatores como liderança instável e problemas técnicos são outras barreiras à implementação de mudanças sistêmicas. E é por isso que ter um plano de implementação sólido e um roteiro operacional é fundamental para minimizar os desafios acima.
Nas palavras de Peter Drucker, "Visão sem execução é ilusão. A alegria está nos resultados".
Isso nos leva à nossa próxima seção...
Como implementar o SOFTWARE de gerenciamento da qualidade em saúde: do início ao fim
No MEG, dividimos o processo de ponta a ponta da implementação de um QMS digital para o setor de saúde em quatro etapas principais. Elas são as seguintes:
ETAPA 1: Criar a visão
Realizar uma auditoria interna de seu sistema atual
Antes de implementar um novo QMS, é importante avaliar seu sistema de qualidade atual. Quais são seus pontos fortes e fracos? Por que ele não é mais eficiente? Há algum recurso que você gostaria de manter no novo sistema? Você também pode realizar uma análise completa das lacunas de seus processos atuais e de onde gostaria que eles estivessem. Os resultados dessa auditoria o ajudarão a determinar com precisão o que está funcionando com o seu sistema atual, o que não está e quais funcionalidades você precisa em um novo SGQ.
Visualize seu novo QMS digital
Depois de avaliar as ofertas e as deficiências de seu sistema de gestão da qualidade atual, a próxima etapa é delinear seu SGQ ideal. Comece respondendo às seguintes perguntas:
De quais recursos/funcionalidades há uma necessidade real?
Quais áreas de sua organização podem ser abordadas por um QMS digital?
Como a implementação de um novo QMS melhorará seus processos existentes?
Quais são os principais pontos problemáticos no gerenciamento da qualidade que sua organização precisa resolver?
Qual é o resultado esperado de um novo SGQ?
Refletir sobre essas perguntas o ajudará a identificar exatamente o que você precisa de um novo sistema de gerenciamento de qualidade digital. Em outras palavras, isso lhe proporcionará uma visão clara do caminho a seguir.
ETAPA 2: Planeje a estratégia
Faça com que a gerência participe
Conforme discutido na seção anterior, a adesão da gerência é um dos principais desafios para a implementação de um novo SGQ. E é por isso que é crucial envolver os principais tomadores de decisão no início do estágio de planejamento. Explique a eles seus objetivos, ideias para o novo sistema, os benefícios e como ele abordará efetivamente os pontos problemáticos existentes.
Você pode até mesmo criar um roteiro de execução e apresentá-lo às várias partes interessadas para que elas possam entender o panorama geral. Esse também é um ótimo momento para discutir assuntos importantes, como o orçamento, os recursos necessários e o cronograma de implementação, para garantir que todos estejam na mesma página. Um compromisso de cima para baixo é fundamental para que um projeto como esse funcione.
Criar o caso de negócios para um sistema digital
O cálculo do custo de investimento em um novo sistema de gerenciamento de qualidade é bastante simples e direto. Entretanto, atribuir um valor tangível ao retorno sobre o investimento, especialmente ao medir fatores como produtividade, automação e consistência, pode ser um desafio.
Há também a questão de saber o que trará melhor custo-benefício: criar um novo sistema internamente com a ajuda da sua equipe de TI ou trabalhar com um parceiro digital que possa oferecer uma solução pronta para atender às suas necessidades.
Uma maneira comum de determinar a relação custo-benefício é usar calculadoras de ROI on-line para estimar o custo da configuração de um novo sistema e os retornos em seu resultado final. Por exemplo, calculadora de ROI do MEG do MEG para gerenciamento de auditoria o ajudará a entender como você pode economizar tempo e dinheiro e melhorar os resultados dos pacientes com uma ferramenta digital projetada para organizações de saúde como a sua.
Escolha o QMS correto
Atualmente, há uma grande variedade de fornecedores de QMS com os quais você pode fazer parceria. Entretanto, nem todos eles podem ter os recursos e as funcionalidades necessários para atender às necessidades atuais e futuras de sua organização. É por isso que elaboramos uma lista de verificação dos principais fatores a serem observados em sua busca pelo melhor QMS. Se a resposta para a maioria das perguntas abaixo for "sim", é provável que você tenha encontrado "o melhor".
Ele foi projetado especificamente para instituições de saúde?
Ele pode ser integrado perfeitamente aos seus sistemas existentes?
Ele atende às necessidades atuais de sua organização?
O sistema pode ser configurado de acordo com seus requisitos específicos?
O sistema leva em conta a experiência do usuário?
É seguro?
Ele é simples e fácil de usar?
O fornecedor oferece um bom suporte ao cliente?
O fornecedor pode apresentar estudos de caso/testemunhos de outras organizações de saúde que usam seu produto?
O sistema oferece uma boa relação custo-benefício?
O sistema é dimensionável?
O provedor de QMS oferece atualizações regulares de software?
O provedor de QMS oferece demonstrações ou testes de produtos?
Também preparamos uma planilha de comparação de produtos que você pode usar para comparar diferentes fornecedores em relação a um conjunto de critérios importantes. Você pode baixá-la abaixo.
Depois de escolher um fornecedor e assinar na linha pontilhada, é hora de começar a construir.
ETAPA 3: executar a solução
Montar uma equipe para supervisionar o projeto
Ao longo dos anos de trabalho com instituições de saúde em todo o mundo, descobrimos que certos elementos podem realmente influenciar o sucesso da implementação do SGQ. E um desses fatores é a presença de uma equipe/pessoa de gerenciamento de projetos do lado do cliente para supervisionar o processo de implementação do início ao fim.
Embora não seja absolutamente indispensável, nós o recomendamos por alguns motivos diferentes:
Ter uma equipe/pessoa como um único ponto de contato agiliza o processo de tomada de decisão e os prazos de entrega do produto.
Uma equipe dedicada que trabalhe ativamente na implementação do novo SGQ e no treinamento de pessoal dentro da sua organização leva a uma melhor taxa de adoção e a uma maior chance de sucesso.
Estabelecer um processo de governança
À medida que você constrói e executa seu novo QMS para a área de saúde com seu parceiro digital, não é incomum desejar determinados aprimoramentos ou recursos adicionais (como uma nova auditoria).
Em vez de entrar imediatamente em contato com o fornecedor e pedir que ele o desenvolva para você, recomendamos que você reserve um tempo para avaliar a sua solicitação. Volte ao estágio de visão e pergunte a si mesmo: esse recurso é realmente necessário, a equipe o adotará e ele fará diferença no processo de gerenciamento de qualidade existente na sua organização?
Em caso afirmativo, a equipe de gerenciamento de projetos pode propô-lo a um grupo de pessoas dentro da organização (de preferência, os responsáveis pelo gerenciamento da qualidade). Uma vez aprovado, o requisito pode ser comunicado ao fornecedor.
Esse processo de governança garante que você só crie soluções que certamente serão usadas, otimizando, assim, o uso de tempo, dinheiro e esforço.
Treinamento e adoção
Uma parte crucial da estratégia de adoção do QMS é o teste de aceitação do usuário. Em termos simples, é quando o sistema de gestão da qualidade é testado no mundo real pelo público-alvo - nesse caso, a equipe da sua organização.
É nesse ponto que o treinamento entra em cena. Embora o treinamento funcional e técnico (como usar os diferentes recursos do SGQ) seja algo com que seu parceiro digital pode ajudar, o treinamento de conscientização interna é de sua responsabilidade. Em resumo, isso significa comunicar à sua equipe a importância do novo SGQ, para que ele deve ser usado e como ele simplificará o processo de gerenciamento de qualidade da sua organização.
Munida dessas informações, sua equipe pode testar o novo SGQ para avaliar se ele atende à finalidade correta da maneira correta. Lembre-se de que não obter feedback suficiente geralmente significa uma baixa taxa de adoção/teste.
ETAPA 4: Medir e melhorar
Quando seu QMS digital para a área de saúde estiver em funcionamento, é importante medir continuamente seu desempenho e capturar oportunidades de melhoria. Isso, por sua vez, leva a melhores resultados e satisfação do paciente, redução de erros médicos e eventos adversos, maior segurança do paciente, maior eficiência e melhor uso dos recursos de saúde.
Você também pode trabalhar com seu parceiro digital para ajustar as soluções e os processos existentes para torná-los ainda melhores.
Sobre a MEG
O MEG foi fundado em 2016 com o desenvolvimento de seu primeiro módulo integrado - o módulo de auditoria para a área de saúde. Desde então, ele evoluiu para um sistema de gerenciamento de qualidade de saúde digital, móvel e baseado em nuvem, conectando pessoas, processos e dados. O MEG pode ser usado on-line e off-line para gerenciar a segurança do paciente, a conformidade, o credenciamento e a melhoria da qualidade de maneira eficiente e organizada.
Veja a seguir uma visão geral do QMS do MEG e das diferentes soluções existentes:
Alguns de nossos principais módulos incluem:
Gerenciamento de auditoria
O software de gerenciamento de auditoria do MEG substitui o papel, as planilhas e as soluções de auditoria ineficientes por um sistema digital que pode ser usado on-line e off-line. Ele vem pré-carregado com formatos de auditoria familiares à sua equipe, análises em tempo real, gerenciamento de tarefas e fluxos de trabalho totalmente adaptados às suas necessidades.
"A ferramenta MEG Audit facilitou muito nossa vida na realização de auditorias de higiene das mãos. Ela é rápida, eficaz e nos poupa tempo... Eu recomendaria essa ferramenta para qualquer pessoa no Controle de Infecções."
Relatório de Incidentes
O módulo de Relatórios de Incidentes do MEG, em conformidade com o LFPSE, ajuda a combater a subnotificação, permitindo que todos os funcionários registrem incidentes em tempo real, com rapidez e precisão. A equipe pode relatar preocupações no celular ou no desktop com nossos formulários de incidentes expansíveis e de "captura rápida", gerenciar riscos com eficiência e obter visibilidade da atividade de incidentes em um único hospital ou em vários locais.
"O MEG é leve, ágil e simples de usar, mas nos oferece recursos robustos para gerar relatórios fáceis na ponta dos dedos. "
Gerenciamento de riscos
A Solução de Gerenciamento de Riscos do MEG foi projetada para ajudar sua organização a adotar uma abordagem consistente para avaliar e gerenciar riscos. Ele consolida uma série de atividades relacionadas a riscos, o registro de riscos e a documentação, como normas regulamentares e políticas locais, em um único local, para que você tenha uma supervisão completa em todos os momentos. Também é possível capturar incidentes e reclamações, analisar dados por meio de painéis detalhados e mapas de calor, planejar intervenções e monitorar o progresso.
A interface de usuário do MEG é muito fácil de aprender e usar,e os dados gerados forneceram percepções que nos permitiram aprimorar os problemas de alto risco ano após ano e mostrar melhorias tangíveis. O MEG está lançando luz sobre dados obscuros."
Gerenciamento de documentos
A ferramenta de gerenciamento de documentos do MEG permite gerenciar e armazenar com segurança políticas, procedimentos operacionais, padrões e diretrizes clínicas em um único local centralizado que pode ser acessado em qualquer dispositivo móvel ou na Web. Você também pode pesquisar, editar, atualizar e organizar documentos com facilidade ou compartilhá-los com equipes, departamentos e até mesmo com todo o hospital em questão de minutos.
"Estávamos procurando um método fácil de usar e adaptável para levar informações à equipe do hospital. O MEG nos forneceu as ferramentas que nos permitem manter e atualizar as informações localmente, sabendo que o suporte está disponível quando necessário."
