De acordo com o Gartner, 83% dos projetos de migração de dados fracassam, sendo que mais da metade excede os orçamentos alocados. E em um setor altamente regulamentado como o de saúde, em que os provedores gerenciam grandes quantidades de dados complexos em várias fontes, formatos e sistemas, a migração de dados apresenta seu próprio conjunto de desafios exclusivos.
A garantia da integridade dos dados, a preservação dos registros dos pacientes, a manutenção da prestação ininterrupta de cuidados e a conformidade com as normas regulatórias dependem da migração bem-sucedida dos dados. Então, como as organizações da área de saúde podem realizar uma migração de dados perfeita enquanto atualizam sua infraestrutura digital? Seja na transição de sistemas legados para soluções avançadas, na fusão de operações ou no aumento da conformidade com normas atualizadas, esta postagem do blog explora os desafios comuns e como nós do MEG os superamos com nossa experiência no setor e nossas práticas recomendadas.
Principais desafios na migração de dados do setor de saúde
1. Integridade dos dados
O desafio
Garantir a precisão e a consistência dos dados durante a migração é um desafio significativo devido à grande variedade de dados estruturados e não estruturados da área da saúde em várias fontes, diferentes modelos de dados e problemas de qualidade de dados, como informações ausentes, desatualizadas ou imprecisas. Dados inconsistentes ou de baixa qualidade podem levar a erros que afetam o atendimento ao paciente e a eficiência operacional geral.
A solução
No MEG, usamos uma abordagem em três etapas para garantir a integridade dos dados. Isso inclui:
Padronização de dados: O uso de formatos de dados padronizados, nomes de campos e esquemas de codificação para manter a consistência entre os sistemas é um método eficaz para eliminar dados incorretos e ausentes, agilizar o processo de migração e garantir a compatibilidade entre os sistemas. O estabelecimento de políticas e procedimentos de governança de dados ajuda a aplicar práticas de padronização e a manter a qualidade dos dados ao longo do tempo.
Limpeza de dados: A realização de uma análise completa dos dados a serem migrados para o novo sistema ajuda a identificar inconsistências, duplicatas ou erros no conjunto de dados. A resolução desses problemas logo no início minimiza o risco de corrupção ou perda de dados durante a migração.
Auditoria de dados: A realização de um inventário completo de todas as fontes, formatos e estruturas de dados existentes permite que as organizações de saúde identifiquem possíveis desafios, como inconsistências de dados, sistemas desatualizados ou incompatíveis e dados duplicados que poderiam afetar negativamente o processo de migração com bastante antecedência.
2. Interoperabilidade
O desafio
Diferentes sistemas de saúde usam diferentes formatos e padrões de dados, o que torna a interoperabilidade um obstáculo significativo.
A solução
Para garantir a compatibilidade e a interoperabilidade entre os sistemas de origem e de destino, recomendamos o desenvolvimento de procedimentos robustos de mapeamento e transformação de dados que permitam a integração precisa de diferentes formatos e padrões de dados.
O mapeamento de dados garante que os campos de dados no sistema de origem (no nosso caso, o Sistema de Gerenciamento de Qualidade existente) correspondam com precisão aos campos no sistema de destino (MEG). Isso envolve a análise dos sistemas de origem e de destino, a transformação dos dados nos formatos necessários e a garantia de um mapeamento preciso dos campos entre os sistemas. É aqui também que os dados são convertidos no formato ou na estrutura necessários. Isso pode envolver transformações simples, como formatos de data (por exemplo, alteração de MM/DD/AAAA para AAAA-MM-DD) ou transformações mais complexas, como a combinação de vários campos em um só.
3. Segurança e conformidade de dados
O desafio
Os dados do setor de saúde contêm informações confidenciais dos pacientes, como identificadores pessoais, histórico médico e diagnósticos, e estão sujeitos a normas rígidas de privacidade, como HIPAA e GDPR. Garantir a conformidade com essas estruturas de governança e evitar a exposição, perda ou corrupção de dados durante a migração costuma ser um desafio.
A solução
Para superar isso, o MEG implementa as seguintes medidas em todos os projetos de migração de dados:
Os clientes são incentivados a fazer uma autoavaliação de seus dados internos, e a equipe de implementação do MEG os orienta nas práticas recomendadas para a preparação de dados. Esse processo geralmente envolve a consolidação de dados de vários formatos e fontes, como registros em papel, planilhas do Excel e bancos de dados de softwares antigos, em uma única fonte segura.
Políticas claras de retenção de dados que determinam por quanto tempo diferentes tipos de dados devem ser retidos e quando podem ser arquivados ou excluídos com segurança para garantir a privacidade e a segurança dos dados e a adesão aos requisitos legais e regulamentares.
Métodos de criptografia robustos e arquivos zip protegidos por senha para proteger os dados durante a transferência
Controles de acesso rigorosos para garantir que somente o pessoal autorizado possa acessar os dados
Verificar e documentar com frequência a conformidade com os regulamentos relevantes durante todo o processo de migração
4. Tempo de inatividade e interrupção
O desafio
Em alguns casos, a migração de grandes quantidades de dados pode causar tempo de inatividade do sistema, afetando as operações de saúde e o atendimento ao paciente.
A solução
Algumas práticas recomendadas que podem ser implementadas para evitar isso incluem:
Migração em fases: A execução da migração em fases menores e gerenciáveis permite que as organizações identifiquem e resolvam possíveis problemas logo no início, reduzindo o risco geral de perda de dados, corrupção ou tempo de inatividade do sistema. Cada fase serve como uma oportunidade de aprendizado para refinar os processos e atenuar os possíveis problemas nas fases subsequentes.
Backups: A manutenção de backups de todos os dados antes e durante o processo de migração permite que você implemente procedimentos de reversão para voltar ao estado anterior em caso de falhas críticas ou perda de dados durante a migração.
Testes: A configuração de ambientes de teste dedicados que espelham o ambiente de produção permite o teste completo dos processos de migração sem afetar as operações em tempo real. Isso permite que as organizações identifiquem e resolvam problemas em um ambiente controlado antes de implementar as alterações na produção.
Conclusão
A migração de dados do setor de saúde é um empreendimento complexo, mas necessário para modernizar os sistemas de saúde e melhorar o atendimento ao paciente. Ao compreender os desafios e implementar estratégias eficazes para enfrentá-los, as organizações podem derrubar as barreiras para uma migração de dados bem-sucedida, garantir a conformidade e a segurança e abrir caminho para um ambiente de saúde mais eficiente, integrado e centrado no paciente.
Para saber mais sobre a migração bem-sucedida de dados da área de saúde, confira nosso whitepaper "Mastering Healthcare Data Migration: Desafios, práticas recomendadas e a abordagem MEG".