Atualmente, as organizações de saúde estão passando por uma transformação essencial, abandonando os arcaicos sistemas de gerenciamento de qualidade legados e baseados em papel e adotando soluções avançadas e orientadas por tecnologia. Os sistemas conhecidos por seus processos manuais, volumes de registros em papel e fluxos de trabalho demorados estão sendo lenta mas seguramente substituídos por softwares modernos que simplificam os processos e fornecem captura, análise e relatórios de dados em tempo real.
Essa transição é vital porque capacita as organizações de saúde em todo o mundo a aprimorar a qualidade do atendimento, melhorar a segurança do paciente e garantir a conformidade com os padrões regulatórios.
Dito isso, a mudança de sistemas desatualizados para soluções avançadas de gerenciamento de qualidade digital no setor de saúde é mais do que apenas uma questão de atualização tecnológica. Trata-se de uma mudança holística que afeta os processos, as pessoas e a cultura. A base do sucesso nessa jornada de transformação digital é a adoção em toda a organização. E é aí que os líderes de Enfermagem e Qualidade surgem como importantes catalisadores.
Nesta postagem do blog, exploraremos como os líderes de Enfermagem e Qualidade podem liderar a implementação e a adoção de novas soluções de gerenciamento de qualidade digital em suas organizações.
Escolha o software certo
Embora isso possa parecer óbvio, encontrar e implementar uma solução de gerenciamento de qualidade digital para o setor de saúde que melhor se alinhe às necessidades estratégicas e operacionais de sua organização é fundamental para uma adoção bem-sucedida. Uma pesquisa recente da Deloitte revelou que 80% de todos os projetos de transformação digital fracassam, sendo que a escolha da solução errada é um dos principais motivos. Embora essa estatística afete vários setores, indo muito além do setor de saúde, ela ressalta a importância de selecionar as ferramentas digitais certas desde o início.
Mas o que significa "escolher o software certo"? Em poucas palavras, significa escolher uma solução de gerenciamento de qualidade digital projetada especificamente para atender aos requisitos em constante evolução do setor de saúde. Isso inclui recursos como configurabilidade, escalabilidade, segurança e a capacidade de integração com os sistemas existentes. Abordamos esse tópico em detalhes em nosso whitepaper'Beyond Legacy Systems: O caminho para a transformação digital".
Outro recurso importante a ser considerado na avaliação do software é a experiência do usuário (UX). Os sistemas de gerenciamento de qualidade com UX superior e design intuitivo eliminam, em grande parte, a necessidade de treinamento extensivo dos usuários da linha de frente. Uma interface intuitiva e fácil de usar permite que a equipe navegue com confiança pelo sistema, reduzindo a curva de aprendizado e acelerando a proficiência com o novo software, o que, em última análise, aumenta a adoção.
Testar o novo sistema
Um programa piloto refere-se ao teste de uma nova solução de gerenciamento de qualidade digital em uma escala menor antes de se comprometer com uma implementação em escala total. Essa abordagem é excelente para a mitigação de riscos, pois ajuda na identificação antecipada de possíveis problemas ou vulnerabilidades do sistema, reduzindo, assim, o risco de problemas generalizados no futuro.
No entanto, eles também podem ser incrivelmente úteis para aumentar a adoção do usuário das seguintes maneiras:
Um programa piloto bem-sucedido serve como prova de conceito. Quando os usuários veem os benefícios que o novo sistema traz para seu trabalho diário e como ele se encaixa nos fluxos de trabalho e processos existentes, é mais provável que apoiem sua adoção.
Os programas-piloto ajudam a identificar os "campeões", ou seja, os entusiastas dos primeiros usuários que podem influenciar positivamente seus colegas. Os campeões desempenham um papel importante para incentivar a equipe a adotar o novo sistema e, por sua vez, aumentar as taxas de adoção.
Os programas-piloto permitem o teste e o feedback dos usuários. A equipe que participa do desenvolvimento e do teste do sistema pode fornecer feedback valioso sobre como tornar o sistema ainda melhor. Fazer os ajustes e aprimoramentos necessários aumentará ainda mais a probabilidade de aceitação do usuário quando for totalmente implementado.
Criar um plano de comunicação completo
Ter um plano de comunicação claro ao implantar uma nova solução de gerenciamento de qualidade digital é fundamental por vários motivos. Para começar, ele garante que todos na organização, desde a gerência de alto nível até a equipe da linha de frente, recebam informações consistentes e factuais sobre o novo sistema, eliminando, assim, confusões e mal-entendidos. Também é um componente crucial no gerenciamento de mudanças para reduzir a resistência e delinear expectativas, responsabilidades e cronogramas.
Um plano de comunicação completo geralmente envolve:
Uma reunião inicial com a liderança sênior
Reuniões departamentais com a gerência intermediária e a equipe da linha de frente para discutir as mudanças específicas do departamento com o novo QMS
Atualizações na intranet e por e-mail para toda a equipe sobre o andamento do processo de implementação e os principais marcos
Workshops de treinamento na forma de sessões presenciais, sessões on-line ou módulos individualizados para a equipe da linha de frente sobre o novo SGQ, processos e procedimentos
Mecanismos de feedback por meio de pesquisas, caixas de sugestões, formulários on-line ou um endereço de e-mail exclusivo em que a equipe possa dar sugestões, destacar preocupações ou relatar problemas.
A chave é lembrar que a comunicação eficaz é um processo contínuo, e o plano de comunicação pode precisar evoluir para atender a novas necessidades e desafios ao longo do processo de implementação do SGQ
Educação e treinamento
Um dos principais fatores para garantir a adoção de uma nova solução de gerenciamento de qualidade digital em uma organização é a educação e o treinamento. Conforme mencionado anteriormente, embora um software intuitivo e fácil de usar minimize a curva de aprendizado, ainda é importante que os Líderes de Qualidade e Enfermagem equipem suas equipes com um profundo conhecimento do software, seus benefícios e como usá-lo de forma eficaz.
Um aspecto frequentemente negligenciado é o treinamento dos administradores de software da organização. Embora a equipe de suporte ao cliente do fornecedor deva ser sempre ágil e estar disponível para atender a qualquer solicitação, a meta deve ser garantir que a organização seja o mais autossuficiente possível. Portanto, é fundamental treinar os administradores com o conhecimento básico necessário para gerenciar e solucionar problemas do sistema de forma eficaz e dar suporte a outros membros da equipe quando necessário.
Programas de treinamento abrangentes que cubram todos os aspectos do SGQ, desde a navegação básica até os recursos avançados, workshops práticos, recursos de aprendizagem on-line, como tutoriais em vídeo e módulos de e-learning, e até mesmo sessões de treinamento conduzidas por colegas, são ótimas maneiras de aumentar a adoção. Também é igualmente importante manter a equipe informada sobre as atualizações e alterações do sistema ao longo do tempo para garantir que eles usem todos os recursos de forma eficaz.
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