Esta postagem do blog é a segunda da série "Sistemas de gerenciamento de documentos na área de saúde: Tudo o que você precisa saber" - um guia abrangente em que discutimos a importância do gerenciamento de documentos na área de saúde, os benefícios de uma solução moderna, os recursos obrigatórios, comparamos diferentes soluções no mercado e muito mais.
No blog anterior, discutimos a importância do gerenciamento eficiente de documentos na área da saúde, as deficiências dos sistemas tradicionais baseados em papel e como os sistemas modernos de gerenciamento eletrônico de documentos podem superá-las. Leia aqui: Sua organização precisa de um sistema digital de gerenciamento de documentos na área de saúde?
Ao substituir um sistema de gerenciamento de documentos legado ou baseado em papel, a escolha da solução certa, ou seja, uma solução que atenda às necessidades de sua organização, faz toda a diferença. Para garantir uma transição tranquila e uma implementação bem-sucedida, aqui estão sete recursos essenciais que você deve procurar em um software de gerenciamento de documentos da área de saúde.
1. Controle de versão
Dada a complexidade da documentação da área de saúde, o gerenciamento de políticas e procedimentos geralmente envolve várias revisões. O recurso de controle de versão permite que os provedores mantenham um registro cronológico das modificações feitas em um documento. Normalmente, o sistema cria uma nova versão do documento sempre que uma alteração é feita.
Recomendamos um software de gerenciamento de documentos de saúde que rastreie as alterações, forneça acesso a versões históricas e ajude a alternar facilmente entre elas. Esse recurso garante:
Informações desatualizadas ou incorretas não persistem
Conformidade com regulamentos em evolução
Colaboração simplificada entre a equipe que trabalha na elaboração, revisão e aprovação de políticas
Os provedores podem acessar percepções históricas sobre como as políticas evoluíram e seu impacto no gerenciamento da qualidade
Redução da sobrecarga administrativa
2. Controles de acesso
Em um setor como o de saúde, em que a segurança dos dados é fundamental, os controles de acesso regulam quem pode acessar, visualizar, modificar e interagir com documentos de políticas em um software de gerenciamento de documentos. Isso restringe os usuários não autorizados e, ao mesmo tempo, garante a responsabilidade e a adesão aos padrões do setor.
Os níveis de acesso típicos são:
Dica profissional: Independentemente do nível de acesso do usuário, é imperativo que os documentos permaneçam acessíveis em dispositivos móveis. Ao avaliar o software de gerenciamento de documentos, dê prioridade a soluções com um aplicativo móvel que permita que a equipe permaneça conectada, independentemente de sua localização.
3. Trilhas de auditoria
Uma trilha de auditoria é um registro abrangente de todas as alterações, atualizações, visualizações, aprovações e outras atividades relacionadas a um documento em um software de gerenciamento de documentos. Normalmente, ela captura um registro detalhado de eventos com informações como:
O carimbo de data/hora com a data e a hora de cada ação
O usuário que executou a ação
Que ação foi realizada (criação, edição, visualização, etc.)
Qual versão do documento foi afetada pela ação
As trilhas de auditoria funcionam como um registro inequívoco de quem fez o quê, quando e por quê, facilitando, por sua vez, uma cultura de transparência e responsabilidade dentro da organização. Elas também são úteis durante uma investigação interna como fonte confiável de informações para reconstruir o histórico de um documento de política. Além disso, a análise da trilha revela padrões ou tendências no gerenciamento de políticas que podem ajudar a orientar melhorias no processo e otimizar a colaboração.
4. Ferramentas de colaboração
O desenvolvimento e o gerenciamento de políticas de saúde geralmente exigem a contribuição de várias partes interessadas. Um software de gerenciamento de documentos com recursos colaborativos permite que vários indivíduos ou equipes trabalhem juntos na criação, revisão, aprovação e atualização de políticas, o que, em última análise, aumenta o trabalho em equipe e a eficiência.
Alguns recursos a serem observados incluem:
5. Funcionalidade de pesquisa
As instituições de saúde geralmente têm uma quantidade enorme de políticas, procedimentos e diretrizes que os provedores precisam acessar diariamente, o que torna absolutamente essencial uma função de pesquisa avançada.
O software de gerenciamento de documentos deve permitir que os usuários encontrem rapidamente documentos específicos usando palavras-chave, frases, filtros e tags de metadados. Alguns sistemas, como o MEG, também têm funcionalidades de pesquisa avançada que permitem que os usuários refinem as pesquisas aplicando filtros como tipo de documento, data, autor ou categoria.
Esse recurso tem uma infinidade de benefícios, incluindo:
Reduz drasticamente o tempo que a equipe gasta navegando manualmente pelas pastas ou revisando extensas listas de políticas.
A capacidade de recuperar rapidamente políticas específicas durante auditorias e inspeções.
Quando os usuários conseguem encontrar as informações de que precisam em minutos, é mais provável que usem o sistema, o que acaba aumentando a adoção do usuário.
Os usuários podem fazer referência cruzada às políticas relacionadas para garantir a consistência e o alinhamento.
6. Recursos de integração
O software de gerenciamento de documentos da área de saúde que você escolher deve ser capaz de se conectar e trocar dados com outros aplicativos e sistemas usados na sua organização. Isso permite um fluxo contínuo de informações, reduz a necessidade de entrada manual de dados, elimina silos de dados e melhora a eficiência operacional geral.
Dica profissional: a integração do software de auditoria com o sistema de gerenciamento de documentos garante que a equipe possa consultar rapidamente as políticas e diretrizes para avaliação de conformidade, planejamento de ações e melhoria da qualidade, melhorando, por sua vez, a segurança do paciente e a qualidade do atendimento.
7. Segurança:
A natureza altamente sensível dos dados do setor de saúde exige a implementação de medidas de segurança robustas. Isso inclui a implementação de vários protocolos e tecnologias para proteger o software de gerenciamento de documentos contra acesso não autorizado, violações e ataques cibernéticos.
Algumas medidas de segurança que devem ser adotadas incluem:
Autenticação segura: Métodos de autenticação fortes, como a autenticação multifatorial (MFA), garantem que somente o pessoal autorizado possa acessar documentos no sistema.
Controles de acesso: Conforme discutido anteriormente, os controles de acesso baseados em funções restringem o acesso a documentos com base nas funções e responsabilidades do usuário, protegendo dados confidenciais.
Prevenção contra perda de dados (DLP): Os sistemas de DLP monitoram e impedem a transferência não autorizada de dados confidenciais para fora da rede da organização.
Firewalls: Firewalls e sistemas de detecção de intrusão fornecem uma camada adicional de proteção contra violações de dados.
Atualizações regulares de segurança: Manter o software do aplicativo de software atualizado ajuda a evitar que as vulnerabilidades sejam exploradas.
Backup e recuperação de dados: Backups regulares de dados e um plano de recuperação sólido garantem que os documentos possam ser restaurados em caso de perda de dados devido a ataques cibernéticos ou outros eventos, como enchentes e incêndios.
Se estiver avaliando um software de gerenciamento de documentos ou um sistema abrangente de gerenciamento de qualidade, nossa ferramenta de comparação de produtos será extremamente útil. Faça o download aqui.
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