Esta postagem do blog é a terceira da série "Sistemas de gerenciamento de documentos na área de saúde: Tudo o que você precisa saber" - um guia abrangente em que discutimos a importância do gerenciamento de documentos na área de saúde, os benefícios de uma solução moderna, os recursos obrigatórios, comparamos diferentes soluções no mercado e muito mais.
Confira os blogs anteriores aqui:
#1 Sua organização precisa de um sistema digital de gerenciamento de documentos de saúde?
#2 7 Recursos essenciais de um software de gerenciamento de documentos de saúde
Este artigo é um mergulho profundo no Sistema de Gerenciamento de Documentos do MEG para o setor de saúde - MEG Docs. Discutiremos alguns dos principais recursos e funcionalidades do software, o que o torna diferente de outras soluções no mercado e como ele pode simplificar o gerenciamento de documentos em sua organização.
A arte do gerenciamento simplificado de documentos
Um sistema de gerenciamento de documentos da área de saúde deve ser mais do que apenas um armário de arquivos digital onde os documentos ficam esquecidos. Ele deve ser uma solução holística capaz de simplificar o complexo cenário do gerenciamento de políticas em um sistema simples, organizado e de fácil acesso.
O software certo ajudará os profissionais da área de saúde a navegar pelas complexidades da documentação da área de saúde, garantindo que as informações essenciais estejam sempre ao alcance de suas mãos. Não se trata apenas de reduzir a papelada; trata-se de otimizar e simplificar os processos, aumentar a eficiência, melhorar o atendimento ao paciente e garantir a conformidade com as regulamentações em evolução.
Sistema de gerenciamento de documentos do MEG para o setor de saúde
Projetado especificamente tendo em mente as necessidades das organizações e dos prestadores de serviços de saúde, o MEG Docs é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de documentos com os seguintes recursos principais:
1. Acessibilidade
"Acesso a qualquer hora, em qualquer lugar" é o princípio orientador do MEG Docs, e aqui está o que queremos dizer:
A equipe pode acessar a plataforma sem problemas a partir de qualquer dispositivo, seja um desktop, laptop ou smartphone, garantindo que sempre tenha acesso instantâneo a políticas e documentos essenciais, mesmo quando estiver em trânsito.
A equipe pode usar o MEG Docs on-line e off-line, eliminando a preocupação com a perda de acesso em áreas com conectividade não confiável ou ruim. E não se limita a documentos textuais; você também pode recuperar tabelas, imagens e "vídeos de instruções" quando estiver off-line, tornando-o um recurso abrangente na ponta dos dedos.
2. Capacidade de pesquisa
Pesquisas indicam que, em média, a equipe gasta 18 minutos procurando um documento. Isso leva a uma perda substancial de produtividade de 21%.
O MEG Docs elimina isso de forma eficiente por meio de sua interface intuitiva, recursos de pesquisa avançados e sistema de pastas simplificado. Ao armazenar documentos, os administradores têm total liberdade para criar e nomear pastas de acordo com suas preferências, e podem até mesmo aninhar pastas dentro de outras. O painel de controle do Document Management oferece uma visão geral das pastas, facilitando o acesso.
Mas isso não é tudo.
A função de pesquisa do MEG permite que a equipe encontre rapidamente documentos específicos usando palavras-chave, frases, tipo de documento, nome, data, autor ou categoria. Também é possível marcar atalhos de localização de seções importantes ou usadas com frequência nos documentos.
Esse recurso reduz significativamente o tempo gasto com a navegação manual em pastas ou com a análise de extensas listas de políticas. E como os usuários podem encontrar as informações de que precisam em questão de minutos, é mais provável que eles usem o sistema, o que, em última análise, aumenta a adoção do usuário.
""A ferramenta de gerenciamento de documentos do MEG é incrível, além de sua paixão por tornar esse produto o mais amigável possível para o cliente. Aprecio totalmente a forma como eles recebem feedback dos clientes para ajustar as coisas no MEG e sempre procuram melhorar o que há de melhor!""
3. Controle de versão
De acordo com pesquisas, até 83% dos funcionários têm dificuldades diárias com problemas de versão. E, dada a complexidade da documentação da área de saúde, o gerenciamento de políticas e procedimentos geralmente envolve várias revisões. Veja como o recurso de controle de versão do MEG permite que as organizações fiquem a par de todas as modificações nos documentos:
Obtenha acesso a um log detalhado que registra a natureza das alterações ou atualizações feitas, quando, por quem e qual versão do documento foi afetada pela ação.
Obter percepções históricas sobre a evolução de uma determinada política ao longo do tempo.
Mantenha-se informado com notificações em tempo real entregues em todos os seus dispositivos sempre que políticas ou documentos forem atualizados. Isso garante que você esteja sempre trabalhando com a versão mais atual e atualizada. Você também pode usar a propriedade de caixa de seleção para reconhecer e rastrear quais funcionários leram e compreenderam o novo conteúdo.
Visualize as modificações de documentos sem esforço com o recurso lado a lado, que permite comparar dois documentos para entender as alterações feitas.
Arquive documentos desatualizados de forma sistemática, permitindo a recuperação sem esforço quando necessário.
4. Revisão e aprovação de políticas
Reconhecendo a natureza colaborativa do desenvolvimento e do gerenciamento de políticas de saúde, o MEG Docs oferece uma série de ferramentas colaborativas para permitir que vários indivíduos ou equipes trabalhem juntos na criação, revisão, aprovação e atualização de políticas. Isso inclui a capacidade de:
Atribua revisores e aprovadores às políticas e configure fluxos de trabalho de acompanhamento para facilitar a colaboração.
Adicione comentários, anotações e notas a seções específicas do documento, simplificando o processo de feedback.
Notificar os membros relevantes da equipe quando forem feitas alterações, novas versões forem carregadas ou forem necessárias aprovações, garantindo conhecimento e resposta em tempo hábil.
5. Segurança
Os sistemas de gerenciamento de documentos para a área de saúde devem ter medidas de segurança robustas, dada a natureza altamente sensível dos dados da área de saúde. Veja como o MEG Docs garante que os dados de sua organização estejam seguros e protegidos:
Controles de acesso baseados em funções, com base em designações, equipes e departamentos para regular quem pode visualizar, modificar e interagir com documentos de política.
Métodos de autenticação fortes, como a autenticação multifatorial (MFA), para que somente o pessoal autorizado possa acessar os documentos.
Backups regulares e um plano robusto de recuperação de desastres para garantir o acesso ininterrupto a documentos essenciais.
Aproveitar o armazenamento em nuvem para eliminar a necessidade de hardware local e mitigar os riscos associados a falhas de hardware, garantindo, por sua vez, a segurança dos dados.
Atualizações de segurança regulares para evitar que as vulnerabilidades sejam exploradas.
6. Integração
Os sistemas de gerenciamento de documentos para o setor de saúde devem ser capazes de se conectar e trocar dados com outros aplicativos e sistemas usados em uma organização para permitir um fluxo contínuo de informações e eliminar silos de dados.
O MEG Docs permite a transição eficiente entre políticas, relatórios de auditoria, formulários de incidentes e materiais de treinamento, colocando documentos, vídeos e recursos da Web relevantes na ponta dos dedos. É possível vincular facilmente documentos de políticas a auditorias, incidentes, registros de treinamento e pesquisas com pacientes, garantindo que os recursos certos cheguem ao pessoal de saúde e às alas certas.
Você também pode integrar seus sistemas de gerenciamento de documentos e auditoria para capacitar a equipe a consultar rapidamente as políticas e diretrizes para avaliações de conformidade, planejamento de ações e aprimoramento da qualidade. Essa abordagem proativa melhora a segurança do paciente e eleva a qualidade do atendimento prestado.
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