Sua organização precisa de um sistema digital de gerenciamento de documentos de saúde?

Esta postagem do blog é a primeira da série "Sistemas de gerenciamento de documentos na área de saúde: Tudo o que você precisa saber" - um guia abrangente em que discutimos a importância do gerenciamento de documentos na área de saúde, os benefícios de uma solução moderna, os recursos obrigatórios, comparamos diferentes soluções no mercado e muito mais.

No dinâmico cenário atual do setor de saúde, em que a conformidade, a eficiência e a tomada de decisões baseadas em dados são fundamentais, um sistema de gerenciamento de documentos simplificado não é mais apenas uma conveniência - é uma necessidade.

As últimas décadas testemunharam um aumento exponencial no volume e na complexidade dos documentos da área de saúde, desde registros de pacientes até políticas de conformidade, resultados de pesquisas e papelada administrativa. Com outras facetas do setor de saúde continuando sua jornada de transformação digital, os métodos tradicionais de gerenciamento de documentos, muitas vezes dependentes de sistemas baseados em papel, estão revelando suas limitações com clareza cada vez maior.

Neste artigo, vamos nos aprofundar na importância de um gerenciamento eficiente de documentos na área da saúde, explorar os desafios intrínsecos apresentados pelos sistemas tradicionais baseados em papel e discutir os recursos transformadores dos modernos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos e como eles solucionam as inadequações de seus equivalentes convencionais.

Por que o gerenciamento eficiente de documentos é importante no setor de saúde?

Os provedores de serviços de saúde lidam com uma quantidade enorme de dados diariamente. Garantir que esses dados sejam precisos, atualizados, facilmente acessíveis e seguros é fundamental para manter um alto padrão de atendimento ao paciente. É aí que entra um sistema de gerenciamento de documentos.

Um sistema eficiente de gerenciamento de documentos é a espinha dorsal do gerenciamento da qualidade e ajuda os prestadores de serviços de saúde a criar, armazenar, organizar, recuperar e distribuir documentos de forma sistemática. Isso permite:

1. Tomada de decisões em tempo hábil: Um sistema de gerenciamento de documentos digitais organizado e atualizado permite que os profissionais de saúde acessem os registros e documentos necessários com apenas alguns cliques. Esse acesso rápido às informações é inestimável para ajudá-los a tomar decisões informadas e oferecer atendimento oportuno, principalmente em casos de emergência.

2. Melhor colaboração: Um sistema de gerenciamento de documentos funciona como uma plataforma centralizada na qual vários funcionários podem revisar, atualizar e compartilhar simultaneamente políticas, procedimentos operacionais, diretrizes clínicas e muito mais. Isso promove a colaboração contínua e é particularmente valioso para o atendimento interdisciplinar.

3. Gerenciamento eficaz de incidentes e riscos: Procedimentos e protocolos documentados com exatidão servem como uma bússola de orientação para os prestadores de serviços de saúde, oferecendo uma direção clara para lidar com eventos adversos ou até mesmo evitá-los completamente.

4. Segurança de dados aprimorada: a documentação de conformidade e política de saúde geralmente contém informações confidenciais. Um sistema de gerenciamento de documentos seguro e eficaz, com controles de acesso e medidas de criptografia, permite que as organizações protejam os documentos confidenciais contra acesso não autorizado e ataques cibernéticos.

5. Treinamento eficiente da equipe: As equipes de saúde novas e existentes precisam de treinamento adequado sobre as várias políticas e procedimentos da organização. Um sistema de gerenciamento de documentos bem organizado facilita a integração, o treinamento e a educação contínua da equipe, fornecendo acesso fácil aos documentos relevantes.

As deficiências dos sistemas tradicionais de gerenciamento de documentos baseados em papel

Embora os sistemas de gerenciamento de documentos e políticas baseados em papel tenham sido a norma por décadas, eles têm várias deficiências que prejudicam a eficiência, a conformidade e o atendimento ao paciente, especialmente no atual cenário complexo e em rápida evolução do setor de saúde. Algumas delas incluem:

1. Acessibilidade limitada: Os sistemas baseados em papel exigem que a equipe tenha acesso físico aos documentos, o que torna a recuperação da política um desafio, especialmente durante uma emergência. Mesmo assim, procurar em arquivos ou linhas de e-mail para encontrar uma política específica em um sistema desse tipo é como encontrar uma agulha em um palheiro, desperdiçando um tempo precioso e prejudicando a tomada de decisões e o atendimento ao paciente.

2. Atualizações atrasadas: Como a atualização de políticas em papel envolve a impressão e a distribuição de cópias físicas para a equipe, a transmissão de políticas em tempo real torna-se um desafio. Muitas vezes, os documentos podem ser arquivados incorretamente, ter várias versões ou simplesmente serem perdidos. Isso resulta em práticas desatualizadas, não conformidade com as normas de saúde, discrepâncias de versão e confusão entre os funcionários.

3. Colaboração limitada: Os processos colaborativos de desenvolvimento e revisão de políticas são prejudicados por sistemas baseados em papel, o que dificulta a contribuição e o feedback eficaz de várias partes interessadas.

4. Riscos de segurança: Os documentos físicos são significativamente mais suscetíveis ao acesso não autorizado, aumentando o risco de violação de dados. Eles também são muito mais vulneráveis a danos ou perdas devido a fatores como acidentes e riscos ambientais.

5. Integração deficiente: Os sistemas de gerenciamento de documentos em papel não permitem que os provedores vinculem políticas a auditorias, incidentes, registros de treinamento ou pesquisas com pacientes. Isso, por sua vez, leva a silos de dados e fluxos de trabalho ineficientes.

6. Armazenamento: O armazenamento e a organização de um grande volume de documentos em papel exigem uma quantidade considerável de espaço de armazenamento, que nem sempre está prontamente disponível. Além disso, eles contribuem para as preocupações ambientais por meio do desperdício de papel, do consumo de recursos e do aumento da pegada de carbono.

Sistema de gerenciamento de documentos digitais do setor de saúde do MEG: O futuro

A substituição dos sistemas de gerenciamento de documentos existentes, baseados em papel ou legados, por uma solução digital permite que as organizações de saúde superem os desafios acima com facilidade. A eficiência, a acessibilidade, a segurança e a adaptabilidade de um software de gerenciamento de documentos voltado para o futuro permitem que os provedores mantenham a conformidade e promovam a segurança dos pacientes, otimizando simultaneamente suas operações.

Uma plataforma digital como o MEG oferece à equipe de saúde um canal contínuo para acessar documentos de apólice instantaneamente, independentemente de sua localização física. Em um setor como o de saúde, em que a tomada rápida de decisões é uma questão de vida ou morte, esse recurso é inestimável. Projetado para colaboração interdisciplinar, o software oferece atualizações em tempo real, notificações, acesso remoto, protocolos de segurança avançados e integração com outras ferramentas de gerenciamento de qualidade.

Para saber mais, agende uma demonstração hoje mesmo!

Vejo você no Congresso de Segurança do Paciente da HSJ em Manchester

Após um breve hiato de verão nos eventos, estamos de volta à estrada no próximo mês e nossa primeira parada é o HSJ Patient Safety Congress, em Manchester, nos dias 18 e 19 de setembro. O tema deste ano é "Enfrentando a realidade: conversas honestas sobre segurança".

Este é o primeiro ano em que participamos e expomos nesse evento e estamos ansiosos para nos juntarmos a mais de 40 colegas expositores e a mais de 1.000 profissionais de segurança, qualidade e excelência clínica para dois dias de conexão e aprendizado conjunto.

Agora, em sua 16ª edição, a agenda deste ano busca "enfrentar os desafios práticos da segurança no ambiente de pressão atual, oferecendo um kit de ferramentas para que líderes, gerentes e médicos da linha de frente gerenciem a segurança e promovam melhorias".

Visite a equipe do MEG no estande 11 para saber mais sobre o nosso módulo de Relatórios de Incidentes e Segurança do Paciente em conformidade com o LFPSE. Nosso módulo de Segurança do Paciente oferece ferramentas de Gerenciamento de Riscos e Incidentes para profissionais de saúde com mentalidade de aprendizado. Já estamos causando impacto em hospitais e sistemas de saúde em todo o mundo. Com nossa nova integração em conformidade com o LFPSE, as organizações do NHS - grandes e pequenas - agora têm uma alternativa confiável para seus sistemas de gerenciamento de riscos e relatórios de incidentes. Veja nossos módulos e nosso aplicativo completo de Sistema de Gerenciamento de Qualidade em ação e visualize os impressionantes painéis e relatórios dos quais nossos clientes se beneficiam.

O Congresso também contará com novos elementos este ano, incluindo;

• Mais profissionais no programa e palestras sobre iluminação como parte do concurso de pôsteres

• O novo teatro "Innovation Showcase" oferece mais oportunidades para descobrir soluções reais para os desafios urgentes da segurança do paciente

• Um novo fluxo de liderança com foco na arte da liderança em segurança do paciente para oferecer aos líderes as ferramentas necessárias para apoiar suas equipes

Esperamos vê-lo lá, se estiver participando, ou, se ainda não tiver se registrado, pode fazê-lo aqui.

Tendências e práticas que moldam o futuro do gerenciamento da qualidade na área de saúde

Nos últimos anos, o setor de saúde passou por uma mudança de paradigma, com as organizações reconhecendo que a chave para uma prestação de cuidados bem-sucedida não é apenas tratar doenças, mas melhorar a experiência geral do paciente e a saúde a longo prazo.

O gerenciamento da qualidade é um dos pilares dessa transformação, impulsionando as organizações de saúde a oferecer um atendimento baseado em valor que coloca o paciente em primeiro plano, com um forte foco na melhoria da segurança do paciente e dos resultados clínicos.

Hoje em dia, com a evolução das expectativas dos pacientes e as demandas cada vez maiores do sistema de saúde, é imperativo que as organizações adotem novos avanços tecnológicos e uma abordagem inovadora para o gerenciamento da qualidade, a fim de se manterem à frente e alcançarem a excelência nos resultados dos pacientes e na eficiência operacional.

Assim, ao olharmos para o futuro, este blog descreve algumas práticas e tendências emergentes no gerenciamento da qualidade na área da saúde que as organizações devem adotar para promover uma cultura de melhoria contínua da qualidade e aprimorar o atendimento ao paciente.

1. Análise avançada de dados

Ainda hoje, muitas organizações de saúde usam predominantemente sistemas baseados em papel para realizar auditorias, avaliar a conformidade, conter políticas e procedimentos e relatar incidentes. Os dados relacionados aos indicadores de qualidade e às medidas de desempenho são então extraídos manualmente dos documentos físicos e inseridos em uma planilha, onde são analisados periodicamente para avaliar o desempenho da organização.

Esse processo é insustentável, extremamente trabalhoso, demorado e propenso a erros. No entanto, as organizações de saúde estão, lenta mas seguramente, abandonando os relatórios em papel e adotando sistemas digitais de gerenciamento de qualidade que permitem a coleta e a análise de grandes quantidades de dados de pacientes. Além disso, ferramentas como Inteligência Artificial e Aprendizado de Máquina estão sendo aproveitadas para obter insights orientados por dados para identificar áreas de melhoria e implementar práticas recomendadas baseadas em evidências.

A análise avançada de dados desempenhará um papel significativo no futuro do gerenciamento da qualidade da assistência médica, principalmente das seguintes maneiras:

• Análise descritiva: Atualmente, os sistemas de gerenciamento de qualidade digital podem usar a análise descritiva para avaliar grandes conjuntos de dados históricos e identificar padrões e tendências ao longo do tempo, algo que não era possível no passado. Esses insights podem ajudar na detecção precoce de possíveis problemas, na alocação de recursos e no gerenciamento de riscos.

• Análise de diagnóstico: Envolve uma análise aprofundada dos dados para determinar por que algo aconteceu e entender as relações de causa e efeito. Por exemplo, por que determinados pacientes adquiriram uma infecção durante a internação e por que alguns departamentos têm uma pontuação mais alta de satisfação do paciente, enquanto outros não. Novamente, isso é incrivelmente valioso para a qualidade e o gerenciamento de riscos.

• Análise preditiva: Com base em técnicas de IA e ML, a análise preditiva usa dados históricos e atuais para prever resultados futuros. Por exemplo, ela pode antecipar readmissões de pacientes, surtos de infecção ou até mesmo quais medicamentos podem causar uma reação alérgica em cada paciente. Isso é fundamental para o atendimento preventivo e, por sua vez, melhora a qualidade geral do atendimento.

• Análise prescritiva: Envolvendo algoritmos complexos e teoria da decisão, essa análise se concentra no melhor curso de ação para atingir uma meta específica ou eliminar um problema em potencial. Ela é aplicada no planejamento de melhoria da qualidade e na alocação de recursos.

Com os relatórios em tempo real e a análise avançada ganhando força lentamente, as organizações de saúde podem usá-los para monitorar continuamente seu desempenho, implementar medidas preventivas e tomar decisões informadas e baseadas em evidências para melhorar os resultados clínicos e a segurança dos pacientes.

2. Ênfase no atendimento centrado no paciente

Nos últimos anos, o conceito de atendimento centrado no paciente ganhou um impulso significativo no setor de saúde. Em poucas palavras, isso significa colocar o paciente no centro, adaptando toda a experiência de saúde para atender às suas necessidades, preferências e valores.

Assim, uma tendência emergente no gerenciamento da qualidade na área da saúde é a mudança de uma abordagem centrada no prestador de serviços para um modelo mais colaborativo, no qual os pacientes têm espaço e liberdade para participar ativamente das decisões sobre seus cuidados. Isso implica em:

• Fornecer atendimento abrangente que vai além do tratamento de uma doença física, concentrando-se em todos os aspectos do bem-estar do paciente, incluindo suas necessidades sociais, emocionais e psicológicas.

• Criar um espaço seguro para que os pacientes façam perguntas abertamente e compartilhem suas preocupações, preferências, crenças culturais e valores.

• Dedicar tempo para educar os pacientes sobre sua condição e opções de tratamento para que eles possam tomar decisões informadas sobre seus cuidados.

• Busque um feedback aberto e honesto dos pacientes e use-o para refinar os processos, melhorar a qualidade do atendimento e aprimorar a experiência geral do paciente.

• Garantir que os pacientes tenham acesso em tempo hábil aos serviços de saúde - coordenados de forma transparente em diferentes ambientes e prestadores de serviços de saúde.

Embora um QMS digital forneça os meios tecnológicos para facilitar o atendimento centrado no paciente, a eficácia da educação do paciente depende significativamente dos processos internos da organização e de sua abordagem para oferecer um atendimento de saúde abrangente.

3. Melhoria contínua da qualidade (CQI)

Os sistemas digitais de gerenciamento de qualidade e o monitoramento em tempo real dos dados de qualidade têm levado cada vez mais organizações de saúde a implementar a abordagem de Melhoria Contínua da Qualidade (CQI) para aprimorar a qualidade do atendimento e melhorar os resultados para os pacientes.

Assim, outra tendência emergente no gerenciamento da qualidade da saúde é o uso do CQI para promover a tomada de decisões orientada por dados, o trabalho em equipe interdisciplinar, a capacitação do paciente e uma cultura de aprendizado com os dados.

Normalmente, o CQI envolve quatro etapas principais:

(i) Identificação de áreas para melhoria por meio da coleta e análise dos resultados dos pacientes, dados de incidentes, feedback e conformidade.

(ii) Definir metas SMART, ou seja, metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado para orientar os esforços de aprimoramento.

(iii) Desenvolver e implementar processos, políticas e procedimentos baseados em evidências para ajudar a atingir as metas estabelecidas anteriormente e impactar positivamente as áreas identificadas.

(iv) Analisar e medir os resultados das mudanças implementadas e avaliar seu sucesso. Enquanto as melhorias bem-sucedidas são integradas às práticas cotidianas, as mal-sucedidas são revisadas ou substituídas.

Esse ciclo pode ser repetido com frequência para promover a melhoria contínua da qualidade e fazer uma diferença significativa na prestação de serviços de saúde.

4. Sistemas integrados e interoperáveis

Uma das principais deficiências dos sistemas de gerenciamento de qualidade legados e baseados em papel eram os silos de dados. No passado, quase todos os departamentos de uma organização de saúde tinham seu próprio processo de gerenciamento de qualidade, e esses sistemas não se comunicavam entre si. Isso resultava em grandes quantidades de dados fragmentados que não podiam ser interpretados de forma eficaz.

No entanto, atualmente, as organizações estão reconhecendo a necessidade de se afastar dos sistemas legados e dos silos de dados, implementando sistemas de gerenciamento de qualidade digital de ponta que possam trocar e interpretar eletronicamente os dados não apenas entre os departamentos de uma organização, mas também entre diferentes instituições.

Esse nível de integração e interoperabilidade oferece aos prestadores de serviços de saúde uma visão abrangente dos dados de qualidade, o que, por sua vez, permite que eles tomem decisões baseadas em evidências que melhoram os resultados dos pacientes.

5. Conformidade regulatória aprimorada

Embora a conformidade regulatória sempre tenha sido um pilar fundamental do gerenciamento da qualidade do setor de saúde, o cenário de atendimento em rápida mudança e a evolução das expectativas dos pacientes deram a ela um senso renovado de importância. As organizações de saúde agora estão começando a considerar a conformidade como mais do que apenas uma obrigação legal - uma parte integrante da prestação de cuidados seguros e de alta qualidade.

Atualmente, os órgãos reguladores do setor de saúde estão incentivando as organizações não apenas a coletar e relatar dados de qualidade, mas também a de fato aprender com eles. Ao analisar os dados enviados às autoridades governamentais, as organizações podem identificar padrões, tendências e oportunidades de melhoria da qualidade.

Como o setor de saúde continua a evoluir, adotar as práticas mencionadas acima e as tendências emergentes no gerenciamento da qualidade será fundamental para que as organizações de saúde alcancem a excelência no atendimento ao paciente, melhorem os resultados e se adaptem ao cenário de atendimento em constante mudança.

Em última análise, ao colocar o paciente em primeiro plano e aproveitar a tecnologia e os dados em tempo real, as organizações de saúde podem criar uma cultura de melhoria contínua da qualidade que beneficia tanto os pacientes quanto os provedores.