o Hospital

Fundado há mais de duas décadas, o Neuro Spinal Hospital é uma instalação com 114 leitos localizada em Dubai, nos Emirados Árabes Unidos. Além de oferecer as mais recentes tecnologias de diagnóstico e tratamento, o hospital também é o primeiro CyberKnife nos Emirados Árabes Unidos, uma terapia de radiação não invasiva para tumores cancerígenos e não cancerígenos. Com um centro de diagnóstico de última geração, uma UTI integrada com 16 leitos, quatro salas de cirurgia e um centro de fisioterapia e reabilitação, o Neuro Spinal Hospital está entre as melhores instituições de saúde especializadas dos Emirados Árabes Unidos.

O DESAFIO

Antes de adotar o MEG, o hospital usava um sistema híbrido de gerenciamento de políticas que incluía documentos digitais e em papel. No entanto, essa solução era inflexível, dependia muito da administração manual e operava de forma isolada, assim como seus outros sistemas de qualidade e segurança do paciente, como relatórios de incidentes, gerenciamento de riscos e auditoria.

Essa abordagem em silos resultou em dados fragmentados que prejudicaram a capacidade do hospital de obter uma visão holística de seus esforços de gerenciamento da qualidade da assistência médica e obter insights significativos da riqueza de informações que já estavam sendo acumuladas.

Reconhecendo a necessidade urgente de mudança, em 2019, o Neuro Spinal Hospital procurou o MEG para enfrentar esses desafios e implementar uma solução de gerenciamento de qualidade completa com módulos integrados de relatório de incidentes, gerenciamento de riscos, auditoria e gerenciamento de documentos.

Este estudo de caso se concentra no impacto do módulo de Gerenciamento de Documentos do MEG nos processos de gerenciamento de qualidade do hospital.

a solução

Como o Neuro Spinal Hospital é uma organização credenciada pela JCI, o gerenciamento de políticas e documentos é uma parte essencial de sua estrutura de qualidade. Tendo isso em mente, toda a documentação existente, seja em papel ou digital, foi transferida para o software de gerenciamento de documentos do MEG. Esse processo envolveu segregação e organização meticulosas, com documentos classificados em pastas distintas com base em departamentos, capítulos da JCI e padrões aplicáveis. Cada documento pode ser vinculado a outras fontes, incluindo políticas relacionadas dentro do sistema, apêndices ou sites externos de terceiros.

Nas semanas seguintes, o MEG Docs foi implementado em toda a organização para mais de 200 funcionários, oferecendo duas perspectivas diferentes: uma para a liderança e outra para os usuários finais.

Recursos de treinamento, incluindo vídeos e guias de instrução, foram disponibilizados para ajudar a equipe a se adaptar ao novo sistema. No entanto, a simplicidade do MEG Docs fez com que os usuários precisassem de pouca ou nenhuma assistência para navegar nele. Isso também resultou em uma adoção entusiasmada entre a equipe, promovendo um senso de propriedade e cooperação.

Ouça o que Kavitha Mohandas, Diretora de Serviços de Saúde do Neuro Spinal Hospital, tem a dizer sobre a transição para o MEG:

O software permite que todos os funcionários ou usuários finais acessem e pesquisem documentos existentes e suas cláusulas correspondentes por meio de interfaces de aplicativos móveis e de desktop. Em contraste com o processo trabalhoso do sistema anterior, o MEG Docs fornece os documentos desejados em questão de minutos.

Os administradores ou líderes de qualidade se beneficiam de uma visão geral abrangente de todas as políticas por meio do painel de documentos. Esse painel apresenta uma grande quantidade de informações, incluindo nomes de documentos, versões, datas de revisão, status de aprovação, detalhes de propriedade e registros de data e hora que indicam as atualizações mais recentes, entre outros dados pertinentes. Além disso, os administradores podem fazer upload de documentos, gerenciar aprovadores, revisores e usuários, ajustar permissões e até mesmo realizar comparações de versões durante o processo de aprovação.

Outro recurso que a liderança da Neuro Spinal Health considerou extremamente útil foi a opção de enviar automaticamente notificações oportunas aos proprietários de documentos, servindo como lembretes para os próximos prazos de revisão ou aprovação. Isso garante que as atualizações de políticas sejam executadas de forma consistente e em tempo hábil, um recurso que estava notavelmente ausente no sistema anterior.

Veja abaixo exemplos de imagens do módulo de gerenciamento de documentos do MEG, semelhante ao usado pela equipe do Neuro Spinal Hospital

(Observe que todos os dados exibidos nas imagens abaixo foram extraídos de uma conta de demonstração de MEG e não estão de forma alguma relacionados ao Neuro Spinal Hospital).

O RESULTADO

O uso do software de gerenciamento de documentos do MEG permitiu que o Neuro Spinal Hospital agilizasse a criação, a distribuição e o rastreamento de políticas. Isso, por sua vez, ajudou a demonstrar e garantir a conformidade com os regulamentos e padrões de credenciamento hospitalar, como a JCI, ao mesmo tempo em que reduziu a carga administrativa.

A implementação de um sistema organizado e digital também ajudou nas inspeções regulatórias anuais da Dubai Health Authority. Em contraste com o incômodo sistema baseado em papel do passado, o MEG simplificou e agilizou o processo, aumentando significativamente a eficiência e economizando um tempo valioso.

Além disso, em comparação com o sistema anterior, que exigia a intervenção do fornecedor para modificações, o MEG permite que os administradores façam ajustes de forma autônoma, promovendo maior agilidade e eficiência no gerenciamento de seus processos de documentação.

Pedimos a Kavitha Mohandas, Diretora de Serviços de Saúde do Neuro Spinal Hospital, para listar três coisas que ela adora no MEG. Eis o que ela tem a dizer:

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