4 estratégias para impulsionar a adoção de novas soluções de gerenciamento de qualidade digital em organizações de saúde

Atualmente, as organizações de saúde estão passando por uma transformação essencial, abandonando os arcaicos sistemas de gerenciamento de qualidade legados e baseados em papel e adotando soluções avançadas e orientadas por tecnologia. Os sistemas conhecidos por seus processos manuais, volumes de registros em papel e fluxos de trabalho demorados estão sendo lenta mas seguramente substituídos por softwares modernos que simplificam os processos e fornecem captura, análise e relatórios de dados em tempo real.

Essa transição é vital porque capacita as organizações de saúde em todo o mundo a aprimorar a qualidade do atendimento, melhorar a segurança do paciente e garantir a conformidade com os padrões regulatórios.

Dito isso, a mudança de sistemas desatualizados para soluções avançadas de gerenciamento de qualidade digital no setor de saúde é mais do que apenas uma questão de atualização tecnológica. Trata-se de uma mudança holística que afeta os processos, as pessoas e a cultura. A base do sucesso nessa jornada de transformação digital é a adoção em toda a organização. E é aí que os líderes de Enfermagem e Qualidade surgem como importantes catalisadores.

Nesta postagem do blog, exploraremos como os líderes de Enfermagem e Qualidade podem liderar a implementação e a adoção de novas soluções de gerenciamento de qualidade digital em suas organizações.

Escolha o software certo

Embora isso possa parecer óbvio, encontrar e implementar uma solução de gerenciamento de qualidade digital para o setor de saúde que melhor se alinhe às necessidades estratégicas e operacionais de sua organização é fundamental para uma adoção bem-sucedida. Uma pesquisa recente da Deloitte revelou que 80% de todos os projetos de transformação digital fracassam, sendo que a escolha da solução errada é um dos principais motivos. Embora essa estatística afete vários setores, indo muito além do setor de saúde, ela ressalta a importância de selecionar as ferramentas digitais certas desde o início.

Mas o que significa "escolher o software certo"? Em poucas palavras, significa escolher uma solução de gerenciamento de qualidade digital projetada especificamente para atender aos requisitos em constante evolução do setor de saúde. Isso inclui recursos como configurabilidade, escalabilidade, segurança e a capacidade de integração com os sistemas existentes. Abordamos esse tópico em detalhes em nosso whitepaper'Beyond Legacy Systems: O caminho para a transformação digital".

Outro recurso importante a ser considerado na avaliação do software é a experiência do usuário (UX). Os sistemas de gerenciamento de qualidade com UX superior e design intuitivo eliminam, em grande parte, a necessidade de treinamento extensivo dos usuários da linha de frente. Uma interface intuitiva e fácil de usar permite que a equipe navegue com confiança pelo sistema, reduzindo a curva de aprendizado e acelerando a proficiência com o novo software, o que, em última análise, aumenta a adoção.

Testar o novo sistema

Um programa piloto refere-se ao teste de uma nova solução de gerenciamento de qualidade digital em uma escala menor antes de se comprometer com uma implementação em escala total. Essa abordagem é excelente para a mitigação de riscos, pois ajuda na identificação antecipada de possíveis problemas ou vulnerabilidades do sistema, reduzindo, assim, o risco de problemas generalizados no futuro.

No entanto, eles também podem ser incrivelmente úteis para aumentar a adoção do usuário das seguintes maneiras:

• Um programa piloto bem-sucedido serve como prova de conceito. Quando os usuários veem os benefícios que o novo sistema traz para seu trabalho diário e como ele se encaixa nos fluxos de trabalho e processos existentes, é mais provável que apoiem sua adoção.

• Os programas-piloto ajudam a identificar os "campeões", ou seja, os entusiastas dos primeiros usuários que podem influenciar positivamente seus colegas. Os campeões desempenham um papel importante para incentivar a equipe a adotar o novo sistema e, por sua vez, aumentar as taxas de adoção.

• Os programas-piloto permitem o teste e o feedback dos usuários. A equipe que participa do desenvolvimento e do teste do sistema pode fornecer feedback valioso sobre como tornar o sistema ainda melhor. Fazer os ajustes e aprimoramentos necessários aumentará ainda mais a probabilidade de aceitação do usuário quando for totalmente implementado.

Criar um plano de comunicação completo

Ter um plano de comunicação claro ao implantar uma nova solução de gerenciamento de qualidade digital é fundamental por vários motivos. Para começar, ele garante que todos na organização, desde a gerência de alto nível até a equipe da linha de frente, recebam informações consistentes e factuais sobre o novo sistema, eliminando, assim, confusões e mal-entendidos. Também é um componente crucial no gerenciamento de mudanças para reduzir a resistência e delinear expectativas, responsabilidades e cronogramas.

Um plano de comunicação completo geralmente envolve:

• Uma reunião inicial com a liderança sênior

• Reuniões departamentais com a gerência intermediária e a equipe da linha de frente para discutir as mudanças específicas do departamento com o novo QMS

• Atualizações na intranet e por e-mail para toda a equipe sobre o andamento do processo de implementação e os principais marcos

• Workshops de treinamento na forma de sessões presenciais, sessões on-line ou módulos individualizados para a equipe da linha de frente sobre o novo SGQ, processos e procedimentos

• Mecanismos de feedback por meio de pesquisas, caixas de sugestões, formulários on-line ou um endereço de e-mail exclusivo em que a equipe possa dar sugestões, destacar preocupações ou relatar problemas.

A chave é lembrar que a comunicação eficaz é um processo contínuo, e o plano de comunicação pode precisar evoluir para atender a novas necessidades e desafios ao longo do processo de implementação do SGQ

Educação e treinamento

Um dos principais fatores para garantir a adoção de uma nova solução de gerenciamento de qualidade digital em uma organização é a educação e o treinamento. Conforme mencionado anteriormente, embora um software intuitivo e fácil de usar minimize a curva de aprendizado, ainda é importante que os Líderes de Qualidade e Enfermagem equipem suas equipes com um profundo conhecimento do software, seus benefícios e como usá-lo de forma eficaz.

Um aspecto frequentemente negligenciado é o treinamento dos administradores de software da organização. Embora a equipe de suporte ao cliente do fornecedor deva ser sempre ágil e estar disponível para atender a qualquer solicitação, a meta deve ser garantir que a organização seja o mais autossuficiente possível. Portanto, é fundamental treinar os administradores com o conhecimento básico necessário para gerenciar e solucionar problemas do sistema de forma eficaz e dar suporte a outros membros da equipe quando necessário.

Programas de treinamento abrangentes que cubram todos os aspectos do SGQ, desde a navegação básica até os recursos avançados, workshops práticos, recursos de aprendizagem on-line, como tutoriais em vídeo e módulos de e-learning, e até mesmo sessões de treinamento conduzidas por colegas, são ótimas maneiras de aumentar a adoção. Também é igualmente importante manter a equipe informada sobre as atualizações e alterações do sistema ao longo do tempo para garantir que eles usem todos os recursos de forma eficaz.

Quer saber mais sobre estratégias de gerenciamento de mudanças?

Confira nosso mais recente whitepaper!

Comunicado à mídia: Adeney Private é o primeiro hospital da Ásia-Pacífico a adotar o sistema completo de gerenciamento de qualidade MEG para atendimento ao paciente

30 de outubro de 2023: A inauguração do Hospital Privado Adeneyum empreendimento liderado por médicos com o Medibank Private em Kew, Victoria, que deverá ser concluído em meados de 2024, anunciou que será o primeiro hospital na região da Ásia-Pacífico a implementar o conjunto completo de Sistemas de Gerenciamento de Qualidade MEG para atendimento ao paciente.

O sistema MEG permite que a equipe de enfermagem e a equipe administrativa acessem aplicativos e registros no ponto de atendimento em dispositivos para que possam registrar incidentes, concluir auditorias e verificar políticas no momento e no local necessários, sem perder tempo ou foco. Por exemplo, os incidentes podem ser registrados assim que ocorrem, ao passo que, com os sistemas manuais, a equipe clínica precisa se lembrar de anotar os incidentes no final do dia e esquecer ou não se lembrar de alguns detalhes importantes, o que resulta em oportunidades perdidas de melhorias no sistema ou no processo. O sistema também se integrará ao sistema da Oneview Healthcare, também fornecedora irlandesa, permitindo que os pacientes forneçam feedback de seus leitos.

"O sistema MEG fará com que o hospital esteja em total e constante conformidade desde o início", explica a CEO do Adeney Private Hospital, Louise O'Connor. "Com acesso ao vivo em seus bolsos, a equipe clínica pode preencher todos os formulários em qualquer lugar e podemos ter certeza de que toda a documentação está completa e atualizada. Isso significa que as auditorias não serão tão onerosas como nos hospitais tradicionais, que podem levar até 6 meses para serem concluídas e até US$ 1 milhão em tempo de equipe.

Além disso, a solução móvel nos ajudará a oferecer um atendimento de alta qualidade centrado no paciente, o que é essencial para a nossa visão, pois os médicos terão mais tempo para ficar ao lado dos pacientes no leito".

O sistema MEG foi escolhido por sua solução baseada em nuvem. "Como um local novo em folha, temos a incrível oportunidade de fazer isso de forma diferente e criar inovação desde o início", diz Paul Gladwell, Diretor de Projetos de TIC do Adeney Private Hospital. "Não queremos uma grande área ocupada por um data center, por isso a solução móvel e totalmente em nuvem do MEG atende a todas as nossas necessidades. Além disso, as soluções do MEG atendem a uma série de requisitos diferentes para nós, o que também reduz o número de sistemas que precisamos gerenciar".

O ecossistema do MEG se integrará ao Sistema de Administração de Pacientes do Hospital para garantir o mínimo de replicação ou duplicação da entrada de dados.

Kerrill Thornhill, fundador e CEO do MEG, acrescenta: "Estamos entusiasmados com a parceria com a Adeney Private, uma organização com visão de futuro que reconhece o poder transformador das modernas soluções em nuvem. Seu forte foco digital se alinha perfeitamente ao nosso compromisso de fornecer soluções otimizadas para dispositivos móveis e fáceis de usar, garantindo que os profissionais de saúde tenham as ferramentas de que precisam na ponta dos dedos.

"Graças à Enterprise Ireland, nós nos conectamos com o Adeney Private Hospital, que se destacou como o primeiro na Austrália a adotar todos os módulos disponíveis na suíte Quality & Patient Safety do MEG, incluindo auditoria, incidentes, riscos, gerenciamento de documentos, planejamento de ações, treinamento e experiência do paciente. Essa parceria destaca nosso compromisso com o setor de saúde australiano e a versatilidade de nossa plataforma, adaptada para otimizar as operações do Adeney e reduzir o número de sistemas separados necessários.

Em um mercado em que muitos ainda dependem de sistemas desatualizados, essa colaboração posiciona o MEG na vanguarda da inovação em saúde na Austrália. Nossas soluções, desenvolvidas de acordo com os padrões de saúde australianos, sinalizam uma nova era no gerenciamento da qualidade da prestação de serviços de saúde."

Judith Harrington, Senior Market Advisor - Digital Technologies & Services da Enterprise Ireland, que está apoiando a entrada do MEG no mercado australiano, comenta: "Estamos muito satisfeitos que um hospital de última geração como esse esteja usando dois parceiros irlandeses, MEG e Oneview, para oferecer o melhor suporte a pacientes e funcionários. Temos muito orgulho das inovações que as empresas irlandesas estão fazendo na área de saúde digital e estamos ansiosos para ver isso em ação quando o Adeney for inaugurado".

O Medibank Private tem planos de replicar o modelo do Adeney Private em toda a costa leste. Com seu modelo baseado em nuvem, o sistema MEG será fácil de ser implementado em novos hospitais.

FIM

Foto 1 Na foto, no local do Adeney Private Hospital, da esquerda para a direita: Mark Cox, MEG; Louise O'Connor, CEO, Adeney; Paul Gladwell, Diretor de Projetos de TIC, Adeney

Foto 2: Da esquerda para a direita: Mark Cox, MEG; Louise O'Connor, CEO, Adeney; Paul Gladwell, diretor de projetos de TIC, Adeney; Judith Harrington, consultora sênior de mercado, Enterprise Ireland

Informações para a mídia:

Louise Nealon, Louise Nealon PR, 0403 569 177, louise@louisenealon.com

Sobre a MEG:

O MEG é um sistema de gerenciamento de qualidade baseado em nuvem para o setor de saúde. Seu conjunto de ferramentas integradas móveis/baseadas na nuvem permite que os provedores gerenciem a qualidade do atendimento, a segurança do paciente, o risco e os processos de conformidade em vários locais, trazendo os dados para uma plataforma centralizada. megit.com

Sobre o Adeney Private Hospital:

O Adeney Private Hospital é uma nova e empolgante maneira de pensar sobre cuidados com a saúde. Uma joint venture entre um grupo de médicos e o Medibank Private, o hospital é de propriedade majoritária dos médicos, oferecendo assistência médica de alta qualidade e acessível. Será o primeiro hospital da Austrália a não cobrar dos pacientes segurados nenhuma despesa do próprio bolso, em todas as especialidades.

É um hospital de curta permanência, no qual os cuidados de pré-habilitação e reabilitação devem ser prestados fora do hospital, proporcionando continuidade para os pacientes quando recebem alta. adeneyprivate.com.au

MEG Down Under! Veja-nos nestes eventos...

Temos o prazer de participar de dois eventos maravilhosos na área de saúde na Austrália em outubro e novembro. Mark Cox e Lauren D'Souza, da equipe do MEG, estarão em Melbourne e Adelaide e esperam encontrar muitos clientes existentes e fazer novos contatos.

Sua primeira parada é o Fórum Internacional do IHI em Melbourne, de 30 de outubro a 1º de novembro, no Centro de Conferências e Exposições de Melbourne. O tema do evento é "Mudança impulsionada pelas pessoas - uma vida mais saudável, um sistema mais justo, um futuro sustentável". O objetivo do programa do evento é mostrar como a transformação do setor de saúde só é possível quando todos se unem para impulsionar a mudança. O evento é híbrido e será transmitido on-line para aqueles que não puderem comparecer pessoalmente. Você também pode se conectar conosco por meio do nosso estande virtual na plataforma de eventos virtuais.

Se você estiver em Melbourne durante o evento, gostaríamos muito de conhecê-lo. Você encontrará Mark e Lauren no estande nº 11, em frente à área de bem-estar e networking. Visite nosso estande para saber como nosso Sistema de Gerenciamento de Qualidade digital de ponta a ponta ajuda as organizações de saúde em todo o mundo a promover uma cultura de melhoria da qualidade e a oferecer um atendimento excelente. Veja por si mesmo como podemos ajudar a recuperar o tempo do dia da sua equipe para os aspectos mais importantes do trabalho. A equipe estará à disposição para apresentar nossos módulos, incluindo Relatório de Incidentes e Gerenciamento de Riscos, Gerenciamento de Auditoria, Planejamento de Ações, Gerenciamento de Documentos e muito mais.

Menos de duas semanas depois, Lauren e Mark aterrissarão em Adelaide para a Conferência Internacional da ACIPC, de 12 a 15 de novembro. O evento também será híbrido, com o evento físico sendo realizado no Adelaide Convention Centre.

O evento de quatro dias conta com um programa impressionante e intenso de workshops, sessões e apresentações para os delegados, incluindo Desafios e alegrias de um líder de IPC - Dicas para o sucesso, Administração antimicrobiana em instalações residenciais australianas para idosos e Liderança e valor de IPC em um mundo pós-pandêmico: sobrevivência do mais apto.

Visite Mark e Lauren no estande 27, onde eles apresentarão nossa ampla gama de auditorias, incluindo auditorias ambientais e auditorias de higiene das mãos da OMS, bem como nossa ferramenta de conformidade de EPI e ferramenta de planejamento de ações. Você poderá saber como o aplicativo móvel do MEG está ajudando as organizações de saúde a reduzir o tempo de coleta de dados e a melhorar os relatórios, a conformidade e os resultados, ao mesmo tempo em que substitui os processos ineficientes baseados em papel.

Se você estiver em um dos eventos em Melbourne ou Adelaide e quiser marcar um bate-papo com a equipe do MEG, envie-nos uma mensagem aqui informando em qual evento você estará e quando gostaria de se encontrar, e nós marcaremos na agenda.

Experiência do paciente na América Latina: Desafios e oportunidades para garantir a segurança

O sistema de saúde é uma parte essencial de nossas vidas, com o objetivo de prevenir doenças, tratar condições e melhorar nossa qualidade de vida. Entretanto, nesse nobre esforço de cuidar de nossa saúde, os sistemas de saúde podem, às vezes, cometer erros que resultam em danos aos pacientes. Esses erros não apenas causam sofrimento físico e emocional, mas também afetam negativamente a confiança das pessoas no sistema de saúde. Na América Latina e em todo o mundo, a segurança do paciente tornou-se uma questão crítica que requer atenção urgente. Neste blog, exploraremos o cenário atual da segurança do paciente na América Latina, abordando os desafios comuns e as soluções que as organizações podem implementar para garantir um atendimento ideal.

Onde estamos na América Latina?

A segurança do paciente é um tópico que não pode ser ignorado. Os danos aos pacientes ocorrem mesmo em sistemas avançados de saúde devido à crescente complexidade e à possibilidade de erros humanos. Erros de processo, falta de comunicação e a ausência de envolvimento ativo do paciente podem ser fatores subjacentes a esses problemas. É fundamental reconhecer que culpar apenas o provedor ativo não resolve os erros latentes do sistema. Em vez de esperar a perfeição individual, é necessário criar um ambiente seguro com sistemas bem projetados. É nesse ponto que entra em cena uma cultura de segurança compartilhada e transparente, um componente essencial para prevenir e melhorar os erros na área da saúde.

Segurança do paciente: O que isso significa?

A segurança do paciente não é apenas um conceito abstrato, mas um foco concreto no setor de saúde. À medida que os sistemas de saúde se tornam mais complexos, aumenta a probabilidade de riscos e erros associados à saúde. O objetivo da segurança do paciente é simples, mas fundamental: prevenir e reduzir riscos, erros e danos que os pacientes possam enfrentar durante o atendimento médico. A base dessa iniciativa é o aprendizado contínuo com erros e eventos adversos para melhorar e evoluir continuamente.

América Latina: Enfrentando o ônus dos danos relacionados à assistência médica

Milhões de pacientes na América Latina sofrem danos ou até morrem devido a cuidados de saúde inseguros. A situação é alarmante, com exemplos que incluem erros de medicação, infecções associadas à assistência médica e procedimentos cirúrgicos de risco. Práticas inseguras, como injeções inseguras e diagnósticos incorretos, contribuem para esse ônus. Esses problemas não só colocam em risco a segurança do paciente, mas também afetam a qualidade geral do atendimento médico na região.

Os dados falam por si 

• Os erros de medicação resultam em um custo anual de aproximadamente US$ 42 bilhões em todo o mundo. As infecções associadas à assistência à saúde afetam de 7% a 10% dos pacientes hospitalizados. 

• Até 25% dos pacientes cirúrgicos apresentam complicações, sendo que um milhão de pacientes cirúrgicos morrem anualmente. 

• Práticas inseguras de injeção levam à perda de 9,2 milhões de anos de vida ajustada por incapacidade. 

• Os erros de diagnóstico afetam 5% dos adultos em atendimento ambulatorial, sendo que mais da metade deles pode causar danos graves. 

• Erros de radiação e septicemia causam danos e mortes evitáveis.

• O tromboembolismo venoso é responsável por danos comuns e evitáveis.

Fontes: OMS, Estudo do IBEAS, IBEAS, OPS

Tecnologia transformadora: Melhorando a segurança do paciente

Na era digital, a tecnologia desempenha um papel crucial no aprimoramento do setor de saúde. A implementação de sistemas de qualidade e segurança do paciente pode fazer a diferença. Por meio de software especializado, é possível realizar auditorias eficazes e rastrear credenciamentos de altos padrões, como os da Joint Commission International (JCI). Esses sistemas não apenas monitoram a qualidade, mas também identificam áreas de melhoria e evitam futuros incidentes.

MEG: Oferecendo soluções

Por meio do MEG, apresentamos soluções eficazes para enfrentar os desafios comuns da segurança do paciente na área médica:

1. Gerenciamento de medicamentos: Oferecemos a Pesquisa de Administração de Antibióticos para abordar erros comuns na administração de medicamentos.

2. Erros cirúrgicos: Para evitar erros cirúrgicos, responsáveis por 10% dos danos evitáveis, fornecemos acesso eficiente à Lista de Verificação de Segurança Cirúrgica da Organização Mundial da Saúde, disponível digitalmente no contexto de Cirurgia Segura para a América Latina e Espanha.

3. Infecções associadas à assistência à saúde: Em resposta às infecções associadas à assistência médica, que representam 0,14% dos casos, implementamos medidas para reduzir a resistência a antibióticos e controlar infecções na área médica.

4. Sepse: a sepse é uma preocupação crítica, com aproximadamente 23,6% dos casos ocorrendo em hospitais. Oferecemos auditorias especializadas em prevenção e controle de infecções para tratar desse problema.

Olhando para o futuro

Os dados confirmam que a segurança do paciente é uma prioridade crítica na América Latina e em todo o mundo. A prevenção e a redução de eventos adversos na área da saúde são possíveis por meio de estratégias eficazes e colaboração global. Nosso objetivo final é garantir que todos os pacientes recebam atendimento seguro e de alta qualidade. Por meio da conscientização, do foco em grupos vulneráveis, de políticas de saúde robustas, de uma cultura de segurança e de pesquisas contínuas, podemos avançar em direção a um futuro em que a segurança do paciente seja constante. A adoção de tecnologias avançadas, como software de auditoria e rastreamento, será fundamental para melhorar continuamente a qualidade e a segurança do atendimento prestado. Em última análise, todos nós desempenhamos um papel importante nesse processo, desde os profissionais da área de saúde até os pacientes informados, colaborando para obter um atendimento ideal e seguro para os pacientes.

Do caos à clareza: Simplificando o gerenciamento de documentos para o setor de saúde com o MEG Docs

Esta postagem do blog é a terceira da série "Sistemas de gerenciamento de documentos na área de saúde: Tudo o que você precisa saber" - um guia abrangente em que discutimos a importância do gerenciamento de documentos na área de saúde, os benefícios de uma solução moderna, os recursos obrigatórios, comparamos diferentes soluções no mercado e muito mais.

Confira os blogs anteriores aqui:

#1 Sua organização precisa de um sistema digital de gerenciamento de documentos de saúde?

#2 7 Recursos essenciais de um software de gerenciamento de documentos de saúde

Este artigo é um mergulho profundo no Sistema de Gerenciamento de Documentos do MEG para o setor de saúde - MEG Docs. Discutiremos alguns dos principais recursos e funcionalidades do software, o que o torna diferente de outras soluções no mercado e como ele pode simplificar o gerenciamento de documentos em sua organização.

A arte do gerenciamento simplificado de documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos da área de saúde deve ser mais do que apenas um armário de arquivos digital onde os documentos ficam esquecidos. Ele deve ser uma solução holística capaz de simplificar o complexo cenário do gerenciamento de políticas em um sistema simples, organizado e de fácil acesso.

O software certo ajudará os profissionais da área de saúde a navegar pelas complexidades da documentação da área de saúde, garantindo que as informações essenciais estejam sempre ao alcance de suas mãos. Não se trata apenas de reduzir a papelada; trata-se de otimizar e simplificar os processos, aumentar a eficiência, melhorar o atendimento ao paciente e garantir a conformidade com as regulamentações em evolução.

Sistema de gerenciamento de documentos do MEG para o setor de saúde

Projetado especificamente tendo em mente as necessidades das organizações e dos prestadores de serviços de saúde, o MEG Docs é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de documentos com os seguintes recursos principais:

1. Acessibilidade

"Acesso a qualquer hora, em qualquer lugar" é o princípio orientador do MEG Docs, e aqui está o que queremos dizer:

• A equipe pode acessar a plataforma sem problemas a partir de qualquer dispositivo, seja um desktop, laptop ou smartphone, garantindo que sempre tenha acesso instantâneo a políticas e documentos essenciais, mesmo quando estiver em trânsito.

• A equipe pode usar o MEG Docs on-line e off-line, eliminando a preocupação com a perda de acesso em áreas com conectividade não confiável ou ruim. E não se limita a documentos textuais; você também pode recuperar tabelas, imagens e "vídeos de instruções" quando estiver off-line, tornando-o um recurso abrangente na ponta dos dedos.

2. Capacidade de pesquisa

Pesquisas indicam que, em média, a equipe gasta 18 minutos procurando um documento. Isso leva a uma perda substancial de produtividade de 21%.

O MEG Docs elimina isso de forma eficiente por meio de sua interface intuitiva, recursos de pesquisa avançados e sistema de pastas simplificado. Ao armazenar documentos, os administradores têm total liberdade para criar e nomear pastas de acordo com suas preferências, e podem até mesmo aninhar pastas dentro de outras. O painel de controle do Document Management oferece uma visão geral das pastas, facilitando o acesso.

Mas isso não é tudo.

A função de pesquisa do MEG permite que a equipe encontre rapidamente documentos específicos usando palavras-chave, frases, tipo de documento, nome, data, autor ou categoria. Também é possível marcar atalhos de localização de seções importantes ou usadas com frequência nos documentos.

Esse recurso reduz significativamente o tempo gasto com a navegação manual em pastas ou com a análise de extensas listas de políticas. E como os usuários podem encontrar as informações de que precisam em questão de minutos, é mais provável que eles usem o sistema, o que, em última análise, aumenta a adoção do usuário.

""A ferramenta de gerenciamento de documentos do MEG é incrível, além de sua paixão por tornar esse produto o mais amigável possível para o cliente. Aprecio totalmente a forma como eles recebem feedback dos clientes para ajustar as coisas no MEG e sempre procuram melhorar o que há de melhor!""

- Kavitha Mohandas, Diretora de Serviços de Saúde, Neuro Spinal Hospital, Dubai

3. Controle de versão

De acordo com pesquisas, até 83% dos funcionários têm dificuldades diárias com problemas de versão. E, dada a complexidade da documentação da área de saúde, o gerenciamento de políticas e procedimentos geralmente envolve várias revisões. Veja como o recurso de controle de versão do MEG permite que as organizações fiquem a par de todas as modificações nos documentos:

• Obtenha acesso a um log detalhado que registra a natureza das alterações ou atualizações feitas, quando, por quem e qual versão do documento foi afetada pela ação.

• Obter percepções históricas sobre a evolução de uma determinada política ao longo do tempo.

• Mantenha-se informado com notificações em tempo real entregues em todos os seus dispositivos sempre que políticas ou documentos forem atualizados. Isso garante que você esteja sempre trabalhando com a versão mais atual e atualizada. Você também pode usar a propriedade de caixa de seleção para reconhecer e rastrear quais funcionários leram e compreenderam o novo conteúdo.

• Visualize as modificações de documentos sem esforço com o recurso lado a lado, que permite comparar dois documentos para entender as alterações feitas.

• Arquive documentos desatualizados de forma sistemática, permitindo a recuperação sem esforço quando necessário.

4. Revisão e aprovação de políticas

Reconhecendo a natureza colaborativa do desenvolvimento e do gerenciamento de políticas de saúde, o MEG Docs oferece uma série de ferramentas colaborativas para permitir que vários indivíduos ou equipes trabalhem juntos na criação, revisão, aprovação e atualização de políticas. Isso inclui a capacidade de:

• Atribua revisores e aprovadores às políticas e configure fluxos de trabalho de acompanhamento para facilitar a colaboração.

• Adicione comentários, anotações e notas a seções específicas do documento, simplificando o processo de feedback.

• Notificar os membros relevantes da equipe quando forem feitas alterações, novas versões forem carregadas ou forem necessárias aprovações, garantindo conhecimento e resposta em tempo hábil.

5. Segurança

Os sistemas de gerenciamento de documentos para a área de saúde devem ter medidas de segurança robustas, dada a natureza altamente sensível dos dados da área de saúde. Veja como o MEG Docs garante que os dados de sua organização estejam seguros e protegidos:

• Controles de acesso baseados em funções, com base em designações, equipes e departamentos para regular quem pode visualizar, modificar e interagir com documentos de política.

• Métodos de autenticação fortes, como a autenticação multifatorial (MFA), para que somente o pessoal autorizado possa acessar os documentos.

• Backups regulares e um plano robusto de recuperação de desastres para garantir o acesso ininterrupto a documentos essenciais.

• Aproveitar o armazenamento em nuvem para eliminar a necessidade de hardware local e mitigar os riscos associados a falhas de hardware, garantindo, por sua vez, a segurança dos dados.

• Atualizações de segurança regulares para evitar que as vulnerabilidades sejam exploradas.

6. Integração

Os sistemas de gerenciamento de documentos para o setor de saúde devem ser capazes de se conectar e trocar dados com outros aplicativos e sistemas usados em uma organização para permitir um fluxo contínuo de informações e eliminar silos de dados.

O MEG Docs permite a transição eficiente entre políticas, relatórios de auditoria, formulários de incidentes e materiais de treinamento, colocando documentos, vídeos e recursos da Web relevantes na ponta dos dedos. É possível vincular facilmente documentos de políticas a auditorias, incidentes, registros de treinamento e pesquisas com pacientes, garantindo que os recursos certos cheguem ao pessoal de saúde e às alas certas.

Você também pode integrar seus sistemas de gerenciamento de documentos e auditoria para capacitar a equipe a consultar rapidamente as políticas e diretrizes para avaliações de conformidade, planejamento de ações e aprimoramento da qualidade. Essa abordagem proativa melhora a segurança do paciente e eleva a qualidade do atendimento prestado.

Quer ver o MEG Docs em ação? Agende uma demonstração agora!